Gestionnaire administratif du Pôle Europe H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique

Le Pôle Europe, structure pilotée conjointement par la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DiReV) et la Direction des Relations Internationales et européennes (DRIE) a pour mission :

• accompagner les scientifiques dans le montage et le suivi de projets de recherche ou de formation dans le cadre de financements européens
• sensibiliser et former les personnels de l’Université Paris-Saclay à la dimension Européenne dans les activités de recherche et de formation
• organiser des évènements ayant pour objet de développer l’activité Europe à l’Université Paris-Saclay, prise dans son périmètre large

L’agent·e est affecté·e au Pôle Europe de la DiReV, placé·e sous la responsabilité hiérarchique du responsable du Pôle Europe, directeur-adjoint de la DiReV.

Missions principales de l’agent·e

L’agent·e assure les activités suivantes :

• Participer à la gestion administrative et financière de la structure en appliquant les procédures dédiées : création, implémentation et contrôle
• Appuyer les chargés d’affaires sur le volet financier du montage de projet (suivi de l’exécution, justification et conformité à la règlementation européenne
• Appuyer la responsable de pôle dans le montage et le suivi budgétaire dans le cadre du guichet unique « eGO – european Grant Office » pour le dépôt de projets européens
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relative à la gestion
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif et financier afin de contribuer au volet indicateurs du pôle Europe
• Appuyer les chargés d’affaires Europe pour les actions de sensibilisation / formation / information des acteurs
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Répondre aux demandes d’informations des interlocuteurs du Pôle Europe : scientifiques et administratifs
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité du Pôle Europe, et des évènements qu’il organise (conférences, réunions, séminaires, colloques)
• Participer à la mise à jour des pages Europe du site web de l’Université Paris-Saclay

Pour le programme ERC, en particulier :

• Procéder aux opérations classiques des dépenses : engagement, liquidation, mandatement.
• Collecter, contrôler et enregistrer les pièces justificatives d’opérations financières et comptables
• Assurer la gestion administrative des sessions de coaching des candidats à l’ERC (ouverture et suivi des inscriptions, agenda, création des sessions en ligne, bilan et reporting)

L’agent·e a des contacts quotidiens avec les agents·es de la Direction des Relations Internationales et Européennes et de la DiReV. L’agent·e interagit régulièrement avec les membres des cellules Europe des autres établissements de l’Université Paris-Saclay.

Connaissance, savoir

• Connaissance des pratiques de gestions administrative/budgétaire/financière d’un établissement public
• Connaissance du domaine de l’enseignement supérieur et de la recherche publics
• Financement sur appels à projet européens

Savoir-faire

• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Connaissance des logiciels de bureautique et des outils de gestion
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Langue anglaise : B1 ; être capable d’échanger de façon quotidienne à l’oral et l’écrit dans le cadre de ses activités propres (organisation de déplacements et évènements, orientation des interlocuteurs externes, etc.)

Savoir-être

• Sens de l’organisation et de la priorisation
• Rigueur, Fiabilité et Réactivité
• Bonnes capacités relationnelles et sens de la communication