Responsable Pilotage Missions H/F

Les missions de la Direction :

La Direction des affaires financières est composée de 32 agents·es. Elle est subdivisée en quatre services (service budget, service financier mutualisé, pôle des investissements d’avenir et pôle SIFAC)  un pôle soutenabilité financière et économique et un responsable du pilotage Missions.

Les missions principales de la Direction consistent en :

• L’aide au pilotage pluriannuel de l’Université Paris-Saclay en lien avec la Gouvernance et la Direction générale des services ;
• La préparation des différentes étapes budgétaires et le suivi de son exécution ;
• L’optimisation des financements de l’Université à travers les différents appels à projet auxquels l’Université candidate ;
• L’appui aux composantes et aux directions du périmètre employeur dans la bonne exécution de leurs budgets ;
• La budgétisation et la gestion des crédits IDEX ;
• L’animation et l’appui technique du réseau des responsables financiers à l’échelle de l’Université ;
• Le déploiement des outils propres à améliorer la performance financière de l’établissement ;
• Le conseil et la formation financière des agents·es de l’Université.

Sous la responsabilité directe du Directeur des affaires financières, le /la responsable du pilotage Missions assurera un management transversal avec les acteurs/actrices nombreux·ses qui contribuent aux remboursements des missions des agents·es de tous types de l’établissement (personnels, extérieurs, usagers …).

Le poste

La volonté de simplification de sécurisation et d’optimisation du processus « Gérer un ordre de mission de son émission à son paiement », portée avec la Direction d’accompagnement aux organisations et aux processus, a mis en évidence le besoin d’une solution permettant une dématérialisation complète du processus, le recours à la carte logée ainsi qu’un interfaçage efficace avec le système d’information financière SIFAC. L’établissement s’est ainsi engagé dans le projet « ESR MISSION » afin de garantir à ses usagers·ères un service performant et réactif en matière de déplacement.

Le/La responsable pilotage Missions assurera la coordination de l'ensemble de l’activité mission de l’établissement.

Le budget mission est annuellement de l’ordre de plusieurs millions d’euros.

En interne, il/elle pilote des prestataires/fournisseurs/partenaires de type AMUE, CEGID ou FCM. Il/elle est l’expert·e, premier·ère référent·e de l’université pour tout ce qui a trait à la gestion des déplacements professionnels. Il/elle coordonne l’ensemble des relais aux utilisateurs·trices de l’université dans la réalisation de leurs demandes de prestations de voyage et la prise en compte de leurs besoins spécifiques dans le respect de la réglementation. Il est également le garant du respect de la réglementation liée aux déplacements des agents·es dans le paramétrage de l’outil ; il/elle met en place, à jour et promeut la politique et les procédures d’établissement qui en découlent. Il/elle agit en aide à la décision directe auprès de la gouvernance en produisant l’ensemble des données quantitatives et qualitatives objectivées (annuelles et pluriannuelles) en lien avec la direction de l’aide au pilotage de l’université.

Pour ce faire il/elle portera les activités suivantes :

Activités principales de l’agent·e :

• Pilotage de la solution ESR MISSION (NOTILUS), assistance aux utilisateurs et maintenance fonctionnelle, ce qui comprend :
  • Conseil et assistance fonctionnelle de premier niveau sur Notilus auprès des gestionnaires financiers et des valideurs de l’établissement,
  • Formation en continu des responsables budgétaires, des gestionnaires financiers et communication régulière auprès des autres utilisateurs de la solution
  • Paramétrage et adaptation en continu de l’outil NOTILUS (en cohérence avec SIFAC) avec mise à jour de l’ensemble des aspects de la politique voyage (intégration des règles de la politique de voyage, création des profils voyageur, gestion des autorisations avec droits d’accès et de validation…)
  • Mobilisation des acteurs·trices internes pour une juste définitions de besoins d’adaptation pour le déploiement des évolutions
  • Pilotage des prestataires (demandes d’assistance et suivi des marchés)
  • Articulation avec la Direction informatique sur les adaptations techniques nécessaires
• Pilotage du réseau métier pour la mise en application des règles de voyage et des opérations budgétaires :
  • Assistance aux structures pour toute demande particulière (voyage de groupe, séminaire, colloque, offline, low cost…).
  • Contrôle de la fluidité des processus tout au long de la chaîne de commande des voyages jusqu’à la prise en charge pour paiement par l’agence comptable
  • Prise en charge de la gestion des litiges, dans l’exécution du marché et en lien avec la direction des achats, qui n’ont pu être résolus directement par les gestionnaires
  • Réalisation des opérations de suivi d’exécution financière : traitement des relevés d’opérations (ROP) via Notilus et SIFAC (dont analyse des écarts)
  • Harmonisation des pratiques et procédures sur toutes les structures de l’établissement
  • Suivi, en liens avec l’agence comptable, des délais de règlement des notes de frais afin de les améliorer
  • Veille juridique en matière de voyage et de déplacements professionnels et diffusion de notes sous la responsabilité du directeur financier
• Pilotage de la performance de la politique voyage de l’établissement :
  • Conception d’indicateurs de performance et les tableaux de bord utiles à l’analyse de l’activité et à son évolution
  • Production d’un rapport annuel de performance de la fonction mission intégrant la maîtrise des risques
  • Mise en place d’une démarche d’amélioration continue en lien avec la direction d’accompagnement aux organisations et aux processus

Il/Elle pourra, pour exercer ses missions, utilement s’appuyer sur les pôles de la direction financière, les agents de la direction des achats, de l’agence comptable, de la direction du pilotage et de la direction de l’accompagnement aux processus.

Savoirs

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
• Connaissances budgétaires générales
• Finances publiques
• Connaissances juridiques générales
• Connaissance de la règlementation en matière de marché publics et de déplacements professionnels des agents publics
• Technique de communication

Savoir-faire

• Piloter un projet
• Produire des tableaux de bord d’indicateurs de performance pour l’aide à la décision de la gouvernance
• Utiliser les outils informatiques spécifiques à l’activité (La connaissance de Notilus et SIFAC serait un plus)
• Définir et mettre en œuvre des procédures et des règles
• Animer des réseaux métiers transversaux et représenter l’établissement dans le cadre de réseaux nationaux
• Être force de proposition.
• Savoir travailler en autonomie (en mode projet), en équipe et en réseau.
• Savoir rendre compte de son activité et de ses difficultés à sa hiérarchie, notamment en termes de respect des délais.
• Savoir mettre en pratique ses connaissances avec pragmatisme et discernement.

Savoir-être

• Capacité d’adaptation
• Polyvalence
• Rigueur / Fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel/discrétion
• Sens de l’organisation
• Autonomie