Chargé de l’accueil international des doctorants·es et chercheurs·es H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Pôle accueil international de la Direction des relations internationales et européennes de l’Université Paris-Saclay a pour mission d’améliorer les conditions d’accueil des étudiants, doctorants·es et chercheurs·es internationaux sur le périmètre de l’Université Paris-Saclay.

Le Pôle accueil international recherche un·e Chargé·e d’accueil international des doctorants·es et chercheurs·es.

Missions principales de l’agent·e :

Sous l’autorité de la Responsable du pôle Accueil International, le/la Chargé·e d’accueil international des doctorants·es et chercheurs·es travaillera en relation avec la Maison du Doctorat et la Direction de la recherche et de la valorisation et aura pour objectifs de :

• Faciliter les démarches des doctorants·es et chercheurs·es internationaux en particulier sur les visas et titres de séjour et les procédures associées à leur arrivée en France et à l’Université Paris-Saclay.
• Animer les réseaux métiers (administrateurs·es de laboratoires, RH) des référents·es de l’accueil des doctorants·es et chercheurs·es internationaux.
• Créer des synergies entre les différents·es acteurs·trices de la chaine d’accueil en s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue des conditions d’accueil.
• Développer des outils et une offre de service pour faciliter l’installation des doctorants·es et chercheurs·es internationaux sur le grand périmètre de l’Université Paris-Saclay.

Activités principales de l’agent·e :

Référent veille juridique et procédures réglementaires des doctorants·es et chercheurs·es internationaux

• Participer à la veille législative sur la réglementation des visas et des titres de séjour talents pour les doctorants·es et chercheurs·es internationaux de l’Université Paris-Saclay, au périmètre large
• Assurer un rôle de conseil et de vérification de suivi des procédures et de la législation auprès des référents·es accueil international dans les différentes structures de l’université.
• Proposer, mettre en place et suivre les processus d’instruction et de suivi des conventions d’accueil et des démarches administratives obligatoires des doctorants·es et chercheurs·es internationaux ; accompagner leur harmonisation progressive sur le périmètre large de l’Université Paris-Saclay.
• Coordonner la mise en place de procédures administratives pour l’amélioration de l’accueil des doctorants·es et chercheurs·es internationaux, en lien avec la Direction de la valorisation de la recherche, la Direction des Ressources Humaines et la Maison du Doctorat.

Animation du réseau de référents accueil international des doctorants·es et chercheurs·es

• Piloter et animer un groupe de travail « processus d’accueil des scientifiques internationaux » au sein du réseau de l’accueil international UPSaclay : favoriser l’échange de bonnes pratiques, définir et coordonner des axes de travail commun.
• Organiser des actions de formation pour le développement et le maintien de l’expertise des acteurs du réseau, notamment dans le cadre du Séminaire annuel de l’Accueil International de l’Université Paris-Saclay

Proposition et mise en œuvre progressive d’actions qualitatives pour l’accueil des doctorants·es et chercheurs·es internationaux.

• Développer une offre de services à destination des doctorants·es et des chercheurs·es internationaux pour faciliter leur installation et leur intégration en France (assurer et organiser la remontée des besoins utilisateurs, développer des partenariats, organiser des évènements d’accueil, etc.)
• Négocier, instruire et suivre les conventions de partenariat avec des prestataires et des partenaires extérieurs
• Être le.a référent.e du volet ‘accueil’ des programmes d’attractivité des doctorants·es et chercheurs·es internationaux
• Créer des supports et guides d’accueil pour faciliter l’installation de ce public en France

Référent EURAXESS pour l’Université Paris-Saclay

Activités transverses

• Collecter les indicateurs concernant le public international (en particulier suivre les demandes de laboratoires et écoles doctorales), répondre aux enquêtes, participer à la rédaction de rapports d’activité
• Participer à la mise à jour et à la valorisation des outils numériques mutualisés mis en place au sein du pôle Accueil International, en particulier le portail Online Welcome Desk

Profil :

• Bac + 5
• 1 an d’expérience professionnelle minimum, 3 ans souhaité
• Expérience antérieure dans le domaine de l’enseignement supérieur/recherche et/ou de l’administration publique souhaitée

Connaissance, savoir :

• Organisation et fonctionnement de l’administration publique et des établissements d’enseignement supérieur
• Maitrise des fondamentaux de l'interculturalité
• Maitrise de l'anglais oral et écrit ; la maîtrise d’une autre langue européenne sera un plus

Savoir-faire :

• Animation de réseau
• Concevoir et gérer des procédures et processus de gestion dans le domaine de l'accueil d'usagers
• Savoir gérer les projets transverses et multi-acteurs
• Savoir communiquer, rédiger
• Concevoir des indicateurs de suivi et de qualité

Savoir-être :

• Très bon relationnel
• Autonomie, force de proposition
• Sens aigu du travail en équipe
• Résistance au stress
• Sens du résultat
• Capacité d'anticipation
• Respect des délais