Secrétaire-Gestionnaire pour le PGIP H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Pôle Géographique d’Informatique Pédagogique (PGIP) regroupe l’ensemble des activités d’informatique pédagogique de la Faculté des Sciences et de l’école Polytech Paris-Saclay. Il est au service des formations comprenant des enseignements nécessitant des ressources informatiques. Ces ressources informatiques regroupent les solutions techniques matérielles et logicielles : les ordinateurs, les logiciels, les switchs sur les réseaux locaux mais aussi la liaison avec les autres équipements (notamment en physique ou biologie). La mission de l’informatique pédagogie se décline en trois grandes activités :

• concevoir et mettre en œuvre les solutions pour l’enseignement,
• en garantir l’exploitation et déploiement sur les salles informatiques pédagogiques,
• assurer l’assistance de proximité aux utilisateurs·trices, enseignants·es et étudiants·es, avec une contrainte de réactivité importante.

Les ressources informatiques sont réparties dans différents locaux de la Faculté des Sciences et de Polytech Paris Saclay.

La/le secrétaire-gestionnaire du PGIP assure des missions administratives pour le service : gestion du budget du PGIP, suivi des bilans financiers et production de tableaux de bord, organisation des réunions (avec tutelles et équipe), un soutien administratif à l’équipe, aide à la gestion des ressources et du planning des salles informatiques au bat. 336, recrutement/encadrement/organisation et planification des tuteurs·trices et CDDs, accueil des enseignants·es et étudiants·es.

Missions principales de l’agent·e :

• Gestion administrative et financière du PGIP : suivi des commandes et du budget (200K€/an) ;
• Production de tableaux de bord financiers et suivi de l’état du parc informatique, dans sa diversité (serveurs, onduleur, machines clients) ;
• Mise en œuvre des procédures pour traiter des informations d’ordre pédagogique et administrative ;
• Gestion de l’organisation du travail de l’équipe technique du PGIP sous couvert du responsable du Pôle PGIP ;
• Gestion de la planification des interventions de l’équipe technique sur les salles informatiques entre autres ;
• Maintenance de contenu du site WEB WIKI du PGIP (mise à jour permanente et rédaction des documents décrivant les outils et logiciels existants) ;
• Demande et Suivi des interventions (logistique, STIL, vidéo-projecteurs …) ;
• Suivi et réception des demandes (bâtiment 336) ;
• Organisation, alimentation et gestion du planning dédié à la gestion des salles informatiques du bât 336 en cohérence avec le planning commun de la faculté (gérer avec efficacité le planning et l’organisation de l’occupation de toutes les salles du service durant l’année universitaire, relation avec les secrétariats pédagogiques des formations concernées).  Organisation de la formation au numérique pour les L1 (dont participation aux réunions d’organisation) ;
• Organisation du tutorat : recrutement (dont entretien), encadrement, organisation et planification de l’activité des tuteurs·trices (dossier de recrutement, recueil pièces administratives, contrat de recrutement, PV d’installation, suivi, calcul, répartition et contrôle des heures effectuées, transmission des relevés mensuels des heures de tutorat pour mise en paiement). Ce travail se fait en étroite collaboration avec le secrétariat de la Direction de la Division des Formations et avec le Service du Personnel ;
• Accueil, information, aide logistique aux enseignants·es et des intervenants·es extérieurs·es dans le cadre de leurs activités d’enseignement au sein des salles informatiques ;
• Accueil des étudiants·es.

Connaissance, savoir :

• Connaître et comprendre l’organisation, le fonctionnement complexe de l’institution, les acteurs et les actrices et les interopérabilités
• Outils de bureautique
• Utilisation de logiciels dédiés : ZIMBRA, CELCAT, MOODLE, WIMS, WIKI

Savoir-faire :

• Utiliser les techniques documentaires, rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Utiliser les bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme de document et les techniques de diffusion électronique
• Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Se documenter auprès des professionnels pour actualiser et vérifier l’information à donner
• Rédiger des documents d’information et de communication, rapports, compte-rendu, tableaux de bords financiers, état du parc informatique et des salles
• Capacité à s’auto-former

Savoir-être :

• Travailler de manière autonome, être méthodique et organisée, identifier les priorités, planifier les activités, prendre des initiatives
• Qualités relationnelles indispensables, discrétion, disponibilité, rigueur, sens du service public et adaptabilité à différents publics (enseignants·es, administratifs·ves, secrétaires, étudiants·es ….)