Secrétaire de direction F/H (réf. 20002-1)

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche qui déploie ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 agents de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

SU est organisée en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

Fondé en 1882 par l’Université de Paris, l’Observatoire Océanologique de Banyuls/Mer (Sorbonne Université/CNRS), aussi connu sous son ancien nom de Laboratoire Arago, assure six grandes missions que sont la formation, la recherche, l’observation, l’accueil, la diffusion des connaissances et le développement économique. L'OOB accueille plus de 1000 chercheurs et étudiants étrangers chaque année et emploie aujourd’hui environ 200 agents permanents et non-permanents, dont des enseignants-chercheurs de Sorbonne Université, des chercheurs du CNRS et des ingénieurs, techniciens et administratifs. Les activités de l'OOB sont très diversifiées et étendues à travers ses 20 000 m2 infrastructures rénovées permettant le développement d’activités d’accueil, de recherche et de diffusion des connaissances.

Localisation : Observatoire Océanologique de Banyuls (FR3724) – 1 Avenue Pierre Fabre – 66650 BANYULS/MER

Libellé de Fonctions : Secrétaire de direction

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation

BAP : J

Emploi-type : J4C42 – Technicien·ne en gestion administrative

CDD du 01/04/2025 au 31/12/2025

Mission :

• Assurer l’organisation et la gestion administrative courante de la direction
• Assister la responsable administrative et financière dans l’organisation et la gestion des affaires générales, des ressources humaines et de la vie institutionnelle

Activités principales :

• Organiser le secrétariat de direction (agenda, coordination des liens avec les différents partenaires institutionnels ou autres, etc.)
• Organiser les déplacements du directeur
• Organiser des réunions
• Rédiger des notes de services, courriers et comptes-rendus de réunions ou conseils
• Répondre aux demandes d’information des services et unités du site et de l’extérieur
• Contrôler le circuit de validation et de signature des documents (prévention du contentieux)
• Appui à la vie institutionnelle de l’observatoire
• Concevoir des fiches de procédure
• Suivre les procédures relatives à la gestion du personnel (recrutements, avancements, primes) et venir en appui aux demandes individuelles des agents en lien avec les tutelles si nécessaire
• Sélectionner et diffuser l’information en interne et en externe

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de l’Observatoire et des deux tutelles (SU et CNRS)
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
• Connaître les règles et procédures administratives (notions de droit public)
• Connaître les procédures de gestion des ressources humaines
• Connaître les circuits décisionnels au sein des partenaires institutionnels

Savoir-faire requis :

• Très bonnes capacités d’expressions orale et écrite (orthographe, grammaire, …)
• Elaborer et rédiger des courriers, comptes-rendus, notes de service
• Elaborer des tableaux de bord
• Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel)
• Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Communiquer en anglais (compréhension écrite et orale)
• Savoir planifier et hiérarchiser les actions

Savoir-faire transversaux :

• Expliquer le cadre de travail aux agents
• Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
• Hiérarchiser et prioriser les tâches, et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Proposer des solutions adaptées aux besoins, faire évoluer les procédures et les organisations
• Coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures
• Conduire et accompagner un projet
• Structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
• Appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Elaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Définir des indicateurs de suivi et analyser les résultats
• Savoir adapter ses explications et sa communication aux divers interlocuteurs
• Assurer la bonne circulation de l’information au sein du service
• Accompagner les agents à l’usage des systèmes d’informations

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Être une personne ressources pour les nouveaux agents (tutorat)
• Disposer d’un bon relationnel
• Travailler en autonomie et savoir rendre des comptes
• Etre réactif, faire preuve d’adaptabilité, de prise d’initiative et respecter la confidentialité