Secrétaire de cabinet H/F

Au sein du Cabinet de la Maire de Nantes, vous assurez le secrétariat de deux conseillers dans l'organisation de leur travail, assurez les activités de gestion administrative et d'accueil du Cabinet de la Maire.

Au sein du Cabinet de la Maire de Nantes, vous assurez le secrétariat de deux conseillers dans l'organisation de leur travail, assurez les activités de gestion administrative et d'accueil du Cabinet de la Maire.
Vous êtes en charge de la gestion administrative et d'accueil du Cabinet. A ce titre, vous gérez le courrier, les parapheurs, gérez la boîte Postman et les messageries du Cabinet. Vous gérez les sollicitations de terrain de la Maire et assurez la mise à jour hebdomadaire de la mallette de permanence.
Dans le cadre de l'organisation permanente de l'activité des deux conseillers et de la responsable du bureau du Cabinet à la ville de Nantes, vous assurez la gestion de l'agenda, préparez les programmes quotidiens. Vous organisez les rendez-vous, réunions et déplacements et préparez les dossiers correspondants.
Vous mettez en forme tout type de documents, complétez les tableaux de bord permettant le suivi des réponses aux sollicitations de toute nature.
Vous mettez à jour les listes de voeux de la Maire.
Vous travaillez en binôme avec une assistante de l'équipe.

Enfin, vous assurez la commande de fournitures.

Un grande disponibilité et une flexibilité dans l'emploi du temps sont nécessaires en fonction des dossiers et de l'urgence des affaires.

Vous manifestez un intérêt particulier pour la vie de la collectivité, vous connaissez son organisation et son fonctionnement.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Libre Office Writer, Calc, Outlook).
Vous maîtrisez également les techniques de secrétariat et les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire. Vous savez travailler en autonomie, faire preuve d'anticipation, d'organisation, de rapidité et de réactivité afin de prioriser vos activités en fonction des urgences.
Le respect de la confidentialité et du secret professionnel est indispensable sur ce poste. Doté·e de qualités relationnelles, votre capacité à établir une relation de confiance avec votre environnement est un atout pour ce poste.