Responsable planning Campus Condorcet - site La Chapelle - UP1 Panthéon Sorbonne-

Activités principales

- Établissement et gestion des plannings d'enseignement du centre La Chapelle
- Établissement et gestion des plannings d'examens du centre La Chapelle
- Gestion des réservations pour toutes les activités organisées dans les locaux d'enseignement de la Chapelle (événementiel scientifique, réunions, associations étudiantes, soutenances...).
- Planification annuelle des enseignements des trois salles pré-affectées à l'Université Paris 1 sur le site d'Aubervilliers en collaboration avec les services de l'EPCC Condorcet.
- Accueil physique et téléphonique des usagers internes (enseignants, services centraux, composantes, Présidence, D.G.S...) et externes (associations étudiantes, prestataires extérieurs, autres universités).
- Elaboration/ mise à jour des descriptifs logistiques des locaux d'enseignement
- Recensement des besoins d'équipements des locaux en fonction des retours des enseignants, des étudiants et des directions centrales (audiovisuel, outils numériques pédagogiques, choix mobiliers).
- Relais dans la transmission de l'information et la coordination entre les différents acteurs de l'Université (composantes, présidence, services intérieurs de la Direction de la logistique, sécurité incendie, sûreté, instances rectorales sur le site Sorbonne, direction de la communication) dans la mise en place de manifestations diverses (colloques, conférences, locations, tournages).
- Contrôle et mise à jour des données du logiciel de gestion des emplois du temps Hyperplanning (vérification du planning étudiant en ligne).
- Participation en tant que de besoin à l'activité du pôle planning central de l'Université à la fois au sein de la DL mais également au sein du planning du centre Pierre Mendès France (élaboration des emplois du temps des enseignements, des examens, placement de l'événementiel et des ponctuels (séminaires, colloques, thèses, HDR, réunions thématiques...)
- L'agent doit également être force de propositions et de conseils auprès du responsable de pôle et auprès du Directeur de la Logistique en son absence
Conditions particulières d'exercice
CONDITION PARTICULIÈRE D'EXERCICE

- Contribuer à assurer une permanence tout au long de l'année (rotation dans les congés avec les autres agents du service).
- Faire preuve d'une disponibilité pour faire face aux pics d'activité du service inhérente au calendrier universitaire (phases d'élaboration des plannings d'examens, des plannings de cours).

CONNAISSANCES

- Connaissance du service public de l'enseignement supérieur et du fonctionnement d'un EPSCP.
- Maitrise des règlements de contrôle des connaissances (maquettes d'enseignements), et des règles afférentes à l'organisation des examens (délais de convocation...).
- Connaissance des aspects essentiels de la gestion de scolarité en vue notamment d'assurer la mise à jour et le suivi de l'emploi étudiant en ligne (inscription pédagogique en ligne IPWEB, inscriptions aux éléments pédagogiques ELP...).


COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES

- Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances fixées par le calendrier universitaire
- savoir travailler dans l'urgence
- Savoir rendre compte au quotidien de son activité et identifier les problèmes
- Savoir Communiquer à l'égard des différents publics du service
- Appliquer et faire appliquer les procédures et règles en vigueur
- Maîtriser la rédaction administrative
- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, intranet, Thunderbird)
- Maîtriser le logiciel de planning et gestion des salles Hyperplanning (formation possible)


PROFIL RECHERCHÉ

Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse.
Sens de l'anticipation, diplomatie, réactivité, rigueur.