Responsable administratif et pédagogique H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Département Formation Continue/VAE/Alternance assure la gestion des publics en reprise d'études sous le statut de la formation continue, et des publics en alternance (apprentissage, contrats de professionnalisation). Le Département propose et gère des formations accessibles à ces publics, et assure les missions de validation des acquis professionnels et de l'expérience (VAE, VAPP).

L'agent·e est placé·e sous la responsabilité directe du Directeur du Département.

Missions principales de l’agent·e :  

• Encadrer et animer une équipe de 5 personnes au sein du Département

Ces 5 agents·es sont en charge de la logistique et de l’organisation des actions de formation continue et des formations en apprentissage en relation avec les enseignants·es, les responsables de formation et les intervenants·es. Ils/Elles assurent la gestion administrative et financière de ces formations. Ils/Elles administrent et exploitent des bases de données relatives à la scolarité des stagiaires, coordonnent la gestion et le suivi des stagiaires de l'inscription administrative et pédagogique à l'obtention du diplôme. Ils/Elles assurent le suivi des relations avec les différents partenaires (CFA, OPCO, Transitions Pro, France Travail, etc.), accueillent, informent et accompagnent les différents publics de la formation continue (notamment dans le montage de dossiers de financements). Ils/Elles organisent le suivi administratif des heures d'enseignement et assistent les équipes d’enseignants·es dans la conduite de projets.

• Assister et conseiller le directeur du Département et le représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes à l’Université
• Contrôler l'application des règles et mettre en place des procédures administratives pour le Département
• Concevoir, mettre en œuvre et animer, en liaison avec les équipes pédagogiques et la Direction de la Formation tout au Long de la Vie (DFTLV) de l’Université Paris-Saclay des programmes de formation
• Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des missions de la direction
• Accompagner et mettre en œuvre les stratégies de communication dédiées aux formations FC/EAD/Alternance

Connaissance, savoir :

• Techniques de management
• Connaissance des dispositifs de formation initiale et continue
• Gestion de projets
• Connaissance des différents partenaires et des réseaux professionnels du domaine
• Techniques de gestion administrative, budgétaire et des finances publiques

Savoir-faire :

• Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Concevoir des procédures de gestion des activités de formation
• Savoir réguler des dysfonctionnements
• Rédiger des rapports ou des documents et concevoir des outils de pilotage de l’activité
• Utiliser les logiciels spécifiques à I‘activité (Apogée, Celcat, ecampus, Y-Paréo)

Savoir-être :

• Sens de I ‘organisation
• Capacité d’adaptation
• Sens relationnel