RESPONSABLE ADMINISTRATIF DU PROGRAMME JAUSSEN & SAVIGNAC H/F

Le 21 février 2024, l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a signé une convention de coopération scientifique avec la Royal Commission for alUla (Arabie saoudite), instaurant pour cinq ans le programme de formation et de recherche archéologique « Jaussen & Savignac », adossé à un centre de recherche archéologique du même nom.
Le programme Jaussen & Savignac vise à stimuler la formation, la recherche et l'innovation dans le secteur de l'archéologie au Proche-Orient.  Son objectif est triple :
1) Proposer une formation innovante et diversifiée aux méthodes et techniques de pointe en archéologie et en conservation préventive à l'attention des futurs archéologues du et au Proche Orient.
2) Développer des projets de recherche originaux (masters, thèses, projets   scientifiques) sur six thématiques liées aux défis globaux actuels et en prise avec les problématiques du Proche-Orient.
3) Créer et renforcer des réseaux de recherche et des partenariats sur les terrains archéologiques pour l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne à l'échelle de la péninsule arabique et du monde arabo-musulman.
  Service
Le programme « Jaussen & Savignac » est rattaché administrativement à l'Université Paris 1 Panthéon Sorbonne (UFR 03 Ecole d'Histoire de l'Art et d'Archéologie de la Sorbonne - EHAAS).

Descriptif du poste
Missions : Le/la responsable administratif(ve) aura pour mission d'assister la direction du programme Jaussen & Savignac sur tous les dossiers administratifs.
Activités principales :
Organisation logistique du programme
•    Organiser et gérer l'agenda du directeur,
•    Organiser et gérer le planning du programme,
•    Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe,
•    Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…),
•    Préparer et organiser la logistique des différents événements,
•    Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Gestion et suivi des comptes rendus et de la documentation de la direction             
•     Préparer et assister aux réunions des différents comités (comité de pilotage, comité exécutif, conseil scientifique),
•     Soumettre les ordres du jour pour les différents comités et établir ou superviser les comptes rendus,
•     Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information),
•     Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
•     Préparer les bilans, piloter la rédaction des rapports d'activité,
•    Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
Coordination
•   Coordonner les missions des personnels affectés à la gestion du programme « Jaussen & Savignac » : gestionnaire de scolarité du Master 1, gestionnaire financier, gestionnaire des stages, etc. …,
•    Assister le directeur dans ses missions liées à la gestion des ressources humaines ; participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations,
•    Assurer la gestion administrative des contrats du personnel administratif ; organiser les entretiens professionnels de ce personnel avec le Responsable administratif de l'Institut d'Histoire de l'Art et d'Archéologie de la Sorbonne ; assister les agents administratifs dans leurs demandes d'avancement,
•    Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers
Environnement de travail
•      Lien hiérarchique fonctionnel : Directeur du programme d'archéologie et de conservation préventive Jaussen & Savignac
•     L ien hiérarchique administratif : Responsable administratif de l'Ecole d'Histoire de l'art et d'Archéologie de la Sorbonne
•      Liens opérationnels :
•    Au sein du Programme d'archéologie et de conservation préventive Jaussen & Savignac : travail en équipe avec le/la gestionnaire de la scolarité du Master 1 « Archéologie et conservation préventive Jaussen & Savignac » et le/la gestionnaire des chantiers école, dont il coordonnera les activités.
•   Intra-établissement : gestionnaire de l'école doctorale d'Archéologie (ED112), secrétariat pédagogique des Masters impliqués, Direction des Finances, Scolarité, UMRs CNRS
•     Externes : Délégation régionale du CNRS, partenaires français et étrangers du Programme Jaussen & Savignac
Locaux : Poste situé à l'Institut d'Art et d'Archéologie (3 rue Michelet, 75006 Paris)

Niveau de diplôme requis : bac+3, souhaité bac+5 (gestion de projet, management, administration publique / ou tout domaine relatif en archéologie)
Connaissances :
•         Management d'équipe (suivi des contrats des personnels, mener un entretien professionnel…)
•         Connaissance des dispositifs institutionnels régionaux, nationaux, européens et internationaux de la recherche.
•         Connaissances des aspects juridiques, financiers et contractuels de la recherche.
•         Connaissance des enjeux actuels de l'enseignement supérieur et recherche français (fonctionnement des universités, relations internationales etc.)

•          Compétences opérationnelles :
•          Rédiger des rapports, comptes rendus, tableaux de bord
•          Maîtrise de l'anglais (lu, parlé, écrit)
•          Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
•          Connaissance des logiciels OSE et SIFAC souhaitée (formation possible)

•          Compétences comportementales :
•          Très bonnes qualités de communication et d'écoute
•          Discrétion
•          Réactivité, rigueur, organisation
•          Capacité à travailler dans des délais contraints et à prioriser les tâches
•          Autonomie, esprit d'initiative et sens du travail en équipe
•          Capacité de conviction et d'adaptation
Composition du dossier de candidatures : CV, lettre de motivation et copie du dernier diplôme.
Locaux : Poste situé à l'Institut d'Art et d'Archéologie (3 rue Michelet, 75006 Paris)