Référent service courrier / flux numériques

Créée au XVIIème siècle, la Ville de Versailles est mondialement connue pour son château et son parc. Véritable ville-jardin, la cité royale possède un cadre unique, mélange harmonieux de quartiers historiques préservés et de nombreux espaces naturels. Idéalement située à 17 kilomètres de Paris, elle bénéficie d'une accessibilité remarquable grâce à son réseau de 5 gares et de 3 autoroutes. Ses nombreuses écoles offrent une qualité d'enseignement très appréciée des jeunes et des familles. Avec plus de 1300 commerces, elle bénéficie d'une consommation de proximité dynamique qui participe activement à son animation et à la qualité de son cadre de vie. Avec près de 140 métiers, la Ville de Versailles emploie 1800 agents et recrute 270 personnes par an dans de très nombreux domaines d'activités : urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sécurité, services techniques…

La DACIT a en charge la gestion de l'ensemble des flux : courrier, téléphonique, physiques et dématérialisés. Direction-ressources, elle a un rôle transversal au sein de l'ensemble des directions de la collectivité

Missions principales : Veille à l'organisation et à la qualité du service rendu en lien avec le chef de service :

• Participe à la continuité de service des navettes internes et de la navette externe (continuité des tournées, qualité de service/contrôle des flux, gestion des incidents de tournées)
• Enregistrement des recommandés arrivés dans le tableau Excel dédié.
• Veiller au respect du circuit des plis et garantir les délais d'acheminement (interne et externe)
• Contrôler les dépôts et les collectes du courrier (navette + circuits internes)
• Participe aux contrôles du tri départ-arrivée et de l'affranchissement du courrier.
• Envoi des lettres recommandées électroniques dans la solution dédiée (AR24).

Veille et contrôle relatifs aux processus de numérisation & GEC (Gestion Electronique du Courrier)

• Assurer le vidéocodage (contrôle des métadonnées) dans les outils de numérisation et d'océrisation dédiés avant intégration dans les workflows de la GEC et IXCapture pour traitement par les services
• Assurer un premier niveau de contrôle de la qualité des processus de numérisation et les métadonnées saisies par les agents du service Flux numériques et gestion documentaire.
• Veiller au respect des normes relatives à la convention de numérisation mise en place.
• Contrôler la bonne application des procédures de traitement automatiques ou manuelles du courrier dans le cadre de la Gestion Electronique du Courrier.

Gérer les arrêtés A (en collaboration avec le chef de service)

• Participer à l'attribution et la saisie des numéros d'arrêtés A dans l'outil Excel dédié.
• Etablir le récapitulatif des arrêtés (A) et veiller au respect des délais de retour des arrêtés signés.
• Soumettre le tableau récapitulatif au responsable de service pour validation.
• Collaborer à la démarche auprès du prestataire en charge de la reliure des arrêtés (budget, bon de commande, prise de rendez-vous, versement aux Archives via l'outil dédié, attestation du service fait).

Missions ponctuelles :

• Référent du service Flux Numériques et Gestion Documentaire en l'absence du responsable de service
• Remplacement du chauffeur-navette et/ou de son binôme (port de charges lourdes) en cas de rupture de continuité de service.
• Assurer l'affranchissement du courrier

Appartenance à un ou des groupes de travail :En relation avec le service des Assemblées, le service Parc-auto et les sites internes et externes collectés par la navette

Cycle de travail :Poste à pourvoir à temps complet à 36h/semaine Nombres de jours de congés :25 jours de congés, 6 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition Avantages: Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif PrévoyanceRemboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)

Formation : Niveau BAC minimum Permis B obligatoire Expérience :

• Une maitrise de l'outil informatique est indispensable.
• Expérience territoriale souhaitée
• Notion de base de comptabilité souhaitée

Savoir faire :

• Organiser une activité : capacité à organiser et à piloter des équipes (navette)
• Appliquer les normes, procédures et règles en place
• Contrôler
• Communiquer
• Accompagner aux changements: dématérialisation, GEC, etc.
• Garant du respect des normes postales, des procédures liées au courrier et aux processus de dématérialisation.
• Autonomie forte mais savoir rendre compte.

Savoir être :

• Rigueur, réactivité, discrétion, clause de confidentialité, qualités relationnelles, disponibilité, travailler en équipe, assiduité et ponctualité.