Référent administratif et financier (F/H)

Noisy-le-Grand, capitale économique de l’Est métropolitain

Noisy-le-Grand compte aujourd’hui près de 70 000 habitants répartis dans 17 quartiers historiques. Son vieux centre-ville briard cohabite avec un centre commercial régional  et un quartier d’affaires en pleine expansion. Noisy-le-Grand bénéficie d’une situation géographique et d’un cadre de vie privilégiés avec plus de 130 hectares d’espaces verts ouverts au public, auxquels s’ajoutent désormais les 280 hectares du bois Saint Martin acquis par la Ville et la Région Île-de-France en décembre 2020. Délimitée au nord par la Marne et au sud par le bois Saint-Martin, la ville est située aux portes de Paris, à 20 minutes du centre de la capitale en RER A ou E. Troisième pôle d’affaires de la région Île-de-France, Noisy-le-Grand compte environ 4 000 entreprises, dont près de 600 commerces de détail. Les sièges de plusieurs entreprises internationales y sont implantés.

Noisy-le-Grand offre des parcours scolaires riches et variés grâce, notamment, à son collège et à son lycée international et à sa proximité avec l’université Gustave Eiffel (anciennement Paris Est Marne-la-Vallée).

Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du Service Développement local, vos missions principales sont les suivantes :

• Traitement des dossiers habitat
• Planification et suivi administratif
• Gestion financière

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Traitement des dossiers habitat :

• • Préparer les dossiers de garanties d’emprunt des bailleurs sociaux :
    • Préparer les dossiers en lien avec les bailleurs sociaux : collecter les informations
    • Compléter les documents types : note de validation du Maire, note de synthèse et projet de délibération
    • Gérer l’archivage et le répertoire et le tableau de suivi des conventions de garantie d’emprunt
• Renseigner les habitants, agences et notaires et envoyer les réponses types pour les demandes liées à la mise en location
• Contribuer à la mise à jour les données de l’Observatoire Habitat et Atlas des résidences
• Examiner les dossiers de subvention des projets du Service Développement local (GUSP ANAH…)
• Traitement des dossiers de candidature pour le logement intermédiaire (information des habitants, collecte des données, transmission des dossiers éligibles aux bailleurs)

Planification et suivi administratif :

• Suivre la gestion administrative de la Direction :
  • • Gérer les agendas et les communications téléphoniques de la Direction
    • Traiter la réception et l'envoi des courriers
    • Recevoir, transmettre, traiter les courriels selon les consignes, et/ou en fonction des priorités et des urgences
    • Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et évènements de la Direction et ponctuellement ceux des élus de secteur
    • Rédiger, transmettre et classer les comptes-rendus de réunion
    • Diffuser les documents, directives et consignes
• Préparer et suivre le conseil municipal :
  • • Gérer le calendrier prévisionnel des délibérations des services de la Direction
    • Relire les documents avant envoi au service de l’Assemblée
    • Suivre les notes, délibérations et signatures des conventions en amont du conseil et après délibération en lien avec le Service de l’Assemblée
• Préparer et organiser les ateliers du Club des copropriétaires : gestion des invitations et de l’organisation des formations et évènements
• Gérer les permanences info-énergie : prendre les rendez-vous et renseigner les habitants, suivre le programme de communication, suivre le bilan rédigé par le prestataire

Gestion financière :

• Effectuer les actes de régie du patrimoine privé :
  • • Gérer le tableau de bord des quittancements
    • Rédiger et envoyer les quittances et les revalorisations annuelles de loyer
    • Effectuer les prélèvements, réceptionner les paiements, par l’accueil physique et/ou la gestion de la boîte aux lettres dédiée
    • Suivre les impayés de loyer, rédiger les lettres de relance
    • Émettre des titres de recettes

• Établir les bons de commande
• Suivre le budget des fournitures et gérer les stocks

Missions particulières :

• Assurer la gestion Incovar (temps de travail et absences) en tant que référent, superviser la saisie des congés des agents dans le tableau prévisionnel
• Contribuer à la continuité du service en l’absence des agents du Service Développement local

Missions exceptionnelles :

• Aider ponctuellement le service logement dans ses missions administratives
• Assister aux réunions du service ou de la direction et en établir les comptes rendus

Conditions particulières d’exercice :

• Réunion exceptionnelle en soirée ou le samedi

Profil et compétences requises :

• Bac pro secrétariat ou plus et/ou connaissance dans le domaine de l’habitat et du logement
• Expérience confirmée en gestion administrative

Connaissances :

• Maîtrise des techniques de secrétariat, des principes des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire et règles de la communication orale et écrite
• Maitrise de gestion administrative, des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Tableaux de bord, de suivi de gestion et indicateurs
• Connaissance de la réglementation sur les régies d’avances et de recettes
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de l’environnement administratif, institutionnel et politique

Compétences techniques ou savoir-faire :

• Mettre en forme un document, rédiger un compte rendu simple, courrier, notices, bon de commande, instructions et procédures
• Instruire un dossier et maîtriser les délais
• Planifier des activités en vue de réaliser un projet ou une mission
• Prioriser une activité, une tâche selon les délais ou objectifs fixés
• Gérer le budget fournitures
• Gérer une relation usager
• Coopérer avec un groupe, une équipe
• Détecter une difficulté, une erreur, un dysfonctionnement et alerter sur une situation à risque
• Rendre compte
• Résoudre un problème 

Aptitudes :

• Aisance orale et rédactionnelle
• Capacité à travailler dans l’urgence
• Capacité à travailler en équipe
• Conscience professionnelle et disponibilité
• Discrétion professionnelle
• Faire preuve d’adaptabilité, de flexibilité et de polyvalence
• Faire preuve de civilité et sens de l’écoute
• Sens du service public
• Ponctualité, assiduité

Avantages :

• Rémunération statutaire
• Régime indemnitaire
• 13ème mois
• 25 jours de congés annuels
• 37 heures de travail hebdomadaires, avec 12 jours RTT
• Possibilité de travailler sur 4,5 jours
• Participation à un contrat de mutuelle santé labellisée et contrat de prévoyance optionnel
• Télétravail possible après 6 mois de présence
• Amicale du personnel
• Restaurant municipal
• Participation aux frais de transports ou participation au parking privé du centre-ville