[PMF MSE] Secrétaire de direction du centre Pierre Mendès France de l'Université Paris1 Panthéon Sorbonne

Mission :

Assister la direction du centre (directeur, administrateur, administrateur adjoint) dans ses fonctions.
Activités principales :

• Tenir l'agenda de la direction, recevoir les appels et accueillir les visiteurs.
• Gérer les droits d'accès au parking et les badges des personnels du centre PMF.
• Gérer les demandes de convention d'attribution de locaux universitaire et en assurer le suivi en collaboration avec le pôle planning.
• Assurer l'organisation relative aux réunions et événements organisés par la direction.
• Rédiger et diffuser les comptes-rendus de réunion.
• Gérer le stock de fournitures et assurer la distribution.
• Établir les bons de commandes, les devis et les études comparatives.
• Être le référent de l'administration pour la surveillance des examens.
Responsabilités particulières :

• Tenir le plan de classement commun de PMF via la plateforme numérique.
• Participer à l'exécution administrative des marchés PMF.
• Participer à la mise à jour des panneaux d'information électronique et du site intranet.
Environnement et contexte de travail :

Le centre Pierre Mendès France est un immeuble de grande hauteur (IGH) de 22 étages qui accueille 12 000 étudiants, 700 enseignants et 200 personnels BIATPSS, différents services et UFR, centres de recherche et la bibliothèque de l'Université. La superficie du bâtiment est de 35 000 m2.
Le travail s'organise sur la tranche horaire 9h-17h du lundi au vendredi. Une flexibilité peut être demandée durant certaines périodes (élections, examens)

Profil recherché :

• Connaitre le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche, de l'université et de ses composantes
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Maitriser les outils bureautiques (Pack Office)
• Maitriser le logiciel métier (SIFAC)
• Avoir le sens de l'organisation et de la méthode ainsi que l'esprit d'initiative
• Savoir hiérarchiser les urgences et planifier ses activités
• Faire preuve de discrétion
• Avoir une bonne expression écrite et orale
• Savoir travailler en équipe



Formation et expérience professionnelle souhaitées :

• Baccalauréat ou diplôme de niveau équivalent.
• Expérience de travail en secrétariat
• Expérience de travail en équipe