Gestionnaire vie étudiante à la cellule aide sociale et matérielle du pôle vie pratique des étudiants (logement, restauration, transport) H/F

La direction vie étudiante et égalité des chances est une direction d’administration des services centraux de l’université. Elle est placée sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale des services et sous l’autorité politique de la vice-présidence vie universitaire. Elle est chargée d’assurer les missions dédiées à la mise en œuvre opérationnelle et au pilotage de la vie étudiante au sein de l’Université, dans une logique de service.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le pôle vie pratique des étudiants·es a pour missions :

• La mise en œuvre d’un travail de démarche d’amélioration continue des processus et procédures des différentes aides sociales et matérielles existantes dans les entités membres de l’Université Paris-Saclay : aides sociales d’urgence, aides à l’achat d’un ordinateur portable ou tablette, le prêt matériel, la fourniture de logiciels spécifiques, les aides financières, les bourses spécifiques ;
• La réalisation d’une cartographie mutualisée des aides existantes pour l’ensemble des entités membres ;
• Le développement de nouvelles aides avec de nouveaux partenaires internes et externes (fondations, entreprises privées et collectivités territoriales…), en appui du réseau métier de son périmètre ;
• L’organisation et de l’exécution des décisions de la commission d’aide sociale individuelle universitaire (ASIU) sur le périmètre de l’Université Paris-Saclay en interaction avec les assistantes sociales du Crous et les composantes universitaires.

Le/la gestionnaire vie étudiante est rattaché·e hiérarchiquement au responsable du pôle.

Activités principales de l’agent·e :

• Élaborer et gérer le calendrier annuel des campagnes d’Aides Sociales et Matérielles et des opérations spécifiques d’aides aux étudiants·es ;
• Préparer l’information des campagnes à destination de l'ensemble de la communauté universitaire et de ses usagers (courrier, documents en ligne) ;
• Participer à la rédaction fiches de procédures des Aides Sociales et Matérielles pour sécuriser les données, sous la responsabilité du responsable de pôle ;
• Instruire les dossiers de demande d’aides matérielles (AMII et prêts d’ordinateurs) en vérifiant leur régularité et l’application des critères des dispositifs ;
• Organiser et animer les différentes commissions du DSSU et du FSDIE Social : aides sociales et aides matérielles en lien avec le chargé de mission diversité sociale, projets étudiants (vérification des dossiers présentés, préparation des points d’information, convocations, organisation logistique, présentation des dossiers et suivi des avis rendus) ;
• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion administrative et financière des dispositifs d’aides de la DVEEC (Tableaux de bord de l’ASIU, de l’AMII, du DSSU et des prêts d’ordinateurs et outils de suivi des demandes d’aides via Sphinx) ;
• Mettre en application les décisions de la commission et informer les étudiants·es et les services opérationnels impliqués dans le process de gestion ;
• Assurer la bonne marche de mise en paiement des dossiers en collaboration avec le gestionnaire administratif et financier de la DVEEC et l’Agence comptable de l’université ;
• Être le/la référent·e établissement du suivi des boursiers pour le CROUS ;
• Être l’interlocuteur·trice privilégié·e des dispositifs d’aides matérielles de l’université et de ceux développés avec de nouveaux acteurs et de nouvelles actrices comme la fondation de l’Université Paris-Saclay, les collectivités territoriales et les entreprises privées ;
• Participer à la réalisation du bilan annuel des Aides Sociales et Matérielles pour une présentation à la commission Vie Étudiante et à la CFVU.
• Participer au développement de la Coopérative solidaire Université Paris-Saclay
• Participer à l’offre de service « aide alimentaire » et en faire le suivi
• Être l’interlocuteur·trice de l’application Klaro pour l’Université auprès des étudiants·es et du prestataire.

Activités transversales :

• Contribuer à la démarche d’amélioration continue des activités du pôle ;
• Participer aux réunions de réseau vie étudiante plénier et action sociale ;
• Participer à l’élaboration des supports de communications ;
• Participer aux événements de la direction.

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale des dispositifs des Aides Sociales et Matérielles ;
• Connaître l’environnement et les réseaux professionnels de l’université ;
• Connaître l’environnement de l’Enseignement Supérieur et la Recherche.

Savoir-faire :

• Planifier et gérer son activité ;
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer ;
• Communiquer et savoir décliner les informations sur différents supports ;
• Mettre en œuvre des procédures et des règles de fonctionnement ;
• Savoir s’adapter aux évolutions de l’organisation ;
• Être capable de créer et d’entretenir un réseau ;
• Informer et rendre compte ;
• Travailler en équipe ;
• Maîtriser les logiciels courants (Pack Office) et spécifiques à l’activité ;
• Mettre en œuvre une démarche qualité ;
• Établir des rapports.

Savoir-être :

• Discrétion ;
• Faire preuve d’organisation et d’adaptation ;
• Rigueur, fiabilité et assiduité ;
• Sens du relationnel ;
• Autonomie ;
• Capacité à assurer la continuité du service ;
• Avoir le sens du service et avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents·es interlocuteurs·trices.