Gestionnaire pédagogique H/F

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 60 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions (stations marines).

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Polytech Sorbonne est l’école d’ingénieur interne à Sorbonne Université. Elle délivre 7 diplômes d’ingénieur accrédités après avis de la Commission des Titres d’Ingénieurs (CTI) dans les domaines de la chimie des matériaux, de l’électronique-informatique, du génie mécanique, de la robotique, des sciences de la terre, des

mathématiques appliquées et de l’agroalimentaire.

L’école accueille plus de 900 élèves dont 350 sous statut d’apprenti.

Son budget de fonctionnement est d’environ 1000 K€.

Composé de 5 gestionnaires, d’une adjointe et d’une responsable de pôle, le Pôle Pédagogique assure au quotidien la gestion administrative et pédagogique liée à la scolarité des élèves (environ 900). Les missions du pôle couvrent le recrutement et l’inscription des élèves, l’élaboration des emplois du temps, l’organisation des examens et jurys, le suivi des stages, les évaluations des enseignements et la diplômation des élèves… Les gestionnaires pédagogiques sont en charge d’une ou de deux spécialités et sont à même d’intervenir sur les autres spécialités en cas de besoin.

Localisation :

Campus Pierre et Marie Curie – Bâtiment Esclangon (3ème étage) – BC 135 – 4 place Jussieu 75252 Paris Cedex 05

Fonction : Gestionnaire pédagogique

Emploi-type : J4C42

Catégorie : B

Corps : Technicien en Gestion Administrative et scolarité               

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)

Mission et objectifs du gestionnaire pédagogique et scolarité sont essentiellement :

• Accueil, renseignement et coordination des informations
• Gestion administrative du cycle ingénieur de 1 spécialité (3 années, environ 70 élèves sous statut d’étudiant)
• Gestion du recrutement et des admissions
• Gestion de la scolarité
• Organisation et suivi des enseignements

Activités principales :

Gestion administrative et pédagogique

• Gestion de la messagerie électronique, des appels téléphoniques et du courrier
• Élaboration des emplois du temps en coordination avec l’équipe enseignante et diffusion auprès des élèves-ingénieurs et des enseignants
• Réservation des salles de cours TP/TD
• Élaboration des relevés de notes
• Gestion des absences des élèves-ingénieurs
• Gestion des conventions de stages et des avenants
• Organisation et participation aux pré-jurys
• Gestion des enquêtes d’évaluation des enseignements

Gestion du recrutement et de la scolarité

• Participer à l’organisation et la mise en œuvre des concours de recrutement en lien avec les responsables du recrutement,
• Gestion du recrutement (collecte et saisie des notes, vérification et suivi des dossiers de candidature).
• Assurer un reporting (tableau de bord) régulier auprès de la responsable du service scolarité et des responsables du recrutement
• Gestion des inscriptions et relance des élèves (IA et IP),
• Paramétrer APOGEE (maquettes de formation, modalités de contrôle de connaissance, règles de calcul et de résultat, report des notes et résultats…),
• Répondre aux demandes et enquêtes (remontées SISE, dossiers de remboursement, enquêtes CTI)

Accueil, renseignement et coordination des informations

• Accueil et information du public
• Coordination et transmission d’informations entre les responsables (de spécialités, de matières, d’années), les enseignants, les intervenants extérieurs et les élèves-ingénieurs
• Assumer les tâches prioritaires d'une collègue en cas d'absence de cette dernière (répartition des tâches par le responsable pédagogique de composante)
• Participation aux événements de l’école (accueil des primo-entrants, cérémonie de remise des diplômes, journée portes ouvertes, entretiens de recrutement…)

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université ;
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle.

Savoir-faire requis :

• Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie électronique, bases de données, etc.) ;
• Maîtriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) ;
• Rédiger des documents simples d'information et de communication ;
• Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances ;
• Travailler en équipe et en étroite collaboration avec le pôle pédagogique ;  
• Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service ;
• Accueillir les populations concernées.

Savoir-faire spécifique:

• Savoir s’approprier et maîtriser différents logiciels de gestions propres à l’école et à l’université : un logiciel de scolarité (absences, notes) et de planification (salles et emplois du temps), un logiciel pour la gestion des stages des étudiants, un outil d’enquêtes en ligne ; les logiciels utilisés seront amenés à évoluer dans le temps ;
• Capacité à travailler dans l’urgence ;
• Connaissance des étapes d’une démarche qualité et de méthodologie de rédaction de procédures.

Savoir être :

• Avoir une bonne expression écrite et orale, savoir trier, hiérarchiser et classer les informations ;
• Rigueur, organisation, réactivité, dynamisme, esprit d’équipe, adaptabilité, confidentialité ;
• Autonomie, prise d’initiatives ;
• Avoir des qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, adaptabilité ;
• Avoir le sens du service public.