Chargé d'affaires institutionnelles et réglementaires (F/H)

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

La direction des Affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) apporte ses conseils et son expertise juridique et institutionnelle à la présidence, aux composantes et directions de l’Université. Elle assure la défense des intérêts de l’établissement et le représente devant les juridictions. Elle diffuse une culture juridique à travers la veille juridique et l’animation d’un réseau de référents juridiques et institutionnels.

Elle participe directement à la vie institutionnelle de l’Université, en pilotant les élections aux conseils centraux de l’établissement et en coordonnant l’organisation et le fonctionnement de l’ensemble de ses instances.

Elle assure aussi le secrétariat et l’organisation des instances disciplinaires.

La DAJI est organisée en deux pôles (Affaires juridiques et Vie institutionnelle) coordonnés par une directrice qui encadre 12 personnes au total : 8 A – 4B.

Localisation :

Direction des Affaires juridiques et institutionnelles / Pôle Vie institutionnelle

Campus Pierre et Marie Curie (4 Place Jussieu – PARIS 75005)

Fonctions : Chargé ou chargée d’affaires institutionnelles et réglementaires

Emploi-type : Chargé ou chargée d’affaires juridiques

Catégorie : A

Corps : IGE         

BAP : J                

Mission :

Placé ou placée  sous l’autorité directe de l’adjoint à la directrice, responsable du Pôle Vie Institutionnelle, le chargé ou la chargée d’affaires institutionnelles et réglementaires apporte son appui au responsable du Pôle dans la mise en œuvre des projets de modernisation portés par le Pôle. Il ou elle est aussi responsable du pilotage et de l’organisation des élections de Sorbonne Université. Il ou elle établit les actes réglementaires de Sorbonne Université et en assure la publication. Il ou elle apporte une expertise juridique sur les questions institutionnelles au sein du Pôle et prend en charge la rédaction d’une veille juridique. Il ou elle intervient en appui du secrétariat administratif d’une instance.

Pour l’exercice de ses missions, il ou elle travaille en coordination avec les collègues de son Pôle, les facultés de Sorbonne Université et bénéficie du concours et appui du Pôle Affaires juridiques de la DAJI pour toutes les affaires nécessitant une expertise spécialisée.

Activités principales :

• Préparation et mise en œuvre de l'organisation administrative, juridique et matérielle des élections de l’Université (conseils centraux, conseils de faculté, instances représentatives du personnel) en lien avec le responsable du pôle et la directrice 
• Appui à l’organisation des élections des composantes 
• Expertise et conseil juridique sur les questions institutionnelles et statutaires 
• Gestion des actes réglementaires de l’Université : rédaction, publication, diffusion, conseils 
• Organisation matérielle d’un conseil ou comité en lien avec les autres membres du Pôle (planification, convocations, constitutions des dossiers, préparation des déroulés de séance, rédaction des relevés de délibérations, d'avis et des procès-verbaux, mise en ligne des documents) et suivi des actes pris par l’instance 
• Instruction des demandes des membres des instances 
• Veille réglementaire et législative

Autres activités :

• Gestion des outils de pilotage de l’activité
• Contribution aux projets portés par le Pôle (GED, e-parapheur, optimisation du fonctionnement des instances)
• Participation ponctuelle à des groupes de travail

 Conditions particulières d'exercice : 

• Prise de congés obligatoire du 1er au 15 août en raison de la fermeture du Pôle Vie institutionnelle.
• Disponibilité requise en période d’élection et lors des réunions des instances.

Conduite de projets :  Oui

Encadrement :   Non     

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance de l’environnement bureautique et maîtrise des logiciels bureautique courants
• Maîtrise du droit administratif et de l’environnement universitaire

Savoir-faire :

• Expérience minimale de 3 ans sur des fonctions similaires au poste à pourvoir
• Capacité rédactionnelles et de synthèse
• Capacité d’organisation et d’anticipation au regard des impératifs de délai
• Capacité à travailler ponctuellement en urgence
• Capacité à informer, coordonner et rendre compte
• Capacité à adapter ses explications aux différentes interlocuteurs
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les Organisations
• Capacité à savoir gérer ses priorités
• Élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte

Savoir-être :

• Excellent relationnel et sens du travail en équipe
• Qualités d’écoute et conseil
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Adaptabilité et autonomie
• Sens du service public
• Confidentialité, discrétion professionnelle, et neutralité