Gestionnaire finances/achats H/F

Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants·es répartis·es en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service finances / achats intervient pour l’IUT en matière d’élaboration, d’exécution et de suivi budgétaires et coordonne la fonctions achats, en lien avec les services et la direction de l’IUT, et avec les services centraux de l’université.

Il est chargé notamment de la saisie des données sur le logiciel SIFAC, du suivi des recettes et des dépenses.

Le budget de l’IUT représente environ 2,5 M d’€. Les dépenses se répartissent en fonctionnement, investissement et masse salariale. Les recettes sont essentiellement issues de la taxe d’apprentissage, droits universitaires, CFA, formations continues et conventions. Le service gère également des appels à projet et des programmes de financement particuliers.

Le service finances / achats établit les factures de l’IUT auprès de ses partenaires en adéquation avec les conventions signées.

Il accompagne les services de l’IUT pour la fonction finances / achats (commande publique, marchés publics, gratifications de stagiaires, remboursement de missions, fiches d’immobilisation de matériel……).

Le/La gestionnaire finances / achats assure ses missions dans un service de 3 personnes sous l’autorité de la responsable du service finances / achats, qui dépend de la direction de l’IUT.

Missions principales de l’agent·e :

• Collecte et vérification des pièces nécessaires aux opérations d'engagement et/ ou de constatation de la dépense
• Saisie des bons de commandes et constatation de la dépense dans SIFAC
• Vérification de la conformité de la réception ou des prestations de service par rapport à la commande
• Immobilisation des biens si nécessaire
• Traitement des missions des agents·es dans SIFAC (saisie dans le logiciel SIFAC, production de l’ordre de mission et de l’état liquidatif, calcul du montant à rembourser…)
• Classement et archivage physique et/ou dématérialisé
• Relations avec les services centraux de l’université (DAF, DPAM, Agence comptable)
• Saisie des demandes de liquidation directes
• Vérification de la soutenabilité des dépenses et de l'application des règles de gestion financière et des règles de la commande publique
• Mise à jour des tableaux de bord des domaines sur lesquels l’agent·e intervient
• Analyse des éléments budgétaires simples

Durée du contrat : CDD 3 ans

Connaissance, savoir :

• Connaissance de base sur l’enseignement supérieur
• Connaissance générale sur les finances publiques
• Connaissance générale sur les règles et les techniques de la comptabilité publique
• Connaissance générale sur l’achat public et les marchés publics souhaitée
• Systèmes d'information budgétaires et financiers : la maîtrise du logiciel SIFAC serait un plus

Savoir-faire :

• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer des règles financières
• Exécuter la dépense et assurer le suivi
• Savoir rendre compte
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Utiliser les outils bureautiques (Word et Excel principalement)

Savoir-être :

• Rigueur / Fiabilité
• Sens de l’analyse
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Adaptabilité
• Sens relationnel et esprit d’équipe
• Sens de la confidentialité