Gestionnaire administratif EUGLOH H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Placé·e sous la responsabilité de la Manager Institutionnelle EUGLOH d’UPSaclay, le/la gestionnaire administratif·ve institutionnel·le EUGLOH aura comme missions générales principales d’apporter un soutien administratif et financier à l’équipe EUGLOH d’UPSaclay et d’accompagner la mise en œuvre du projet européen de l’Alliance et de ses activités au sein d’UPSaclay.

Activités principales de l’agent·e :

Appui à la gestion administrative et financière EUGLOH

• Participer à la gestion et au suivi administratif et financier du projet EUGLOH pour UPSaclay dans le respect des règles administratives et financières du projet et de l’université ;
• Accompagner les porteurs·ses de projets en lien avec la formation, la recherche, la vie de campus, la formation continue et la société ;
• Assurer le suivi financier des projets soutenus dans le cadre des appels à projets EUGLOH financés par le top-up France 2030, de la mise à disposition des fonds jusqu’au reporting financier ;
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ;
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion et au suivi financier des différentes actions et activités EUGLOH financées par Erasmus+ ou France 2030 ;
• Assurer le suivi et le lien avec la Direction des affaires financières (DAF) et l’agence comptable ;
• Alimenter et produire des tableaux de bord et de pilotage.

Coordination administrative de Work Package (WP3 « Formation par la recherche » et WP6 « Science et Société)

• Support administratif aux coordinatrices académiques des 2 WP et à l’équipe UPSaclay impliquée dans les groupes de travail ;
• Dissémination des activités, évènements et opportunités EUGLOH ;
• Appui à la mise en place d’activités dans le cadre de ces WP ;
• Suivi budgétaire de ces WP en lien avec la Manager Institutionnelle ;
• Participation aux réunions du WP en ligne ou en présentiel.

Participation à la vie de service et de la direction

• Assister la manager institutionnelle dans le suivi des activités d’UPSaclay pour EUGLOH ;
• Faire le suivi administratif des jobs étudiants et/ou des stagiaires de l’équipe ;
• Participation aux différentes activités ou réunions des autres pôles de la DRIE et à la mise en œuvre d’actions transverses ;
• Production d’indicateurs.

L’agent·e aura des contacts quotidiens avec les agents·es de la DRIE, des autres membres EUGLOH et du secrétariat de l’alliance, des académiques et des Services centraux tels que le DAF et le PIA.

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’enseignement supérieur, de la Recherche ou de la formation
• Bonne connaissance de l’éco système universitaire européen
• La connaissance de la gestion administrative d’un établissement public est un plus
• Accueillir les populations concernées
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Concevoir des tableaux de bord

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils de bureautique, Microsoft Office (Excel, Powerpoint et Word) est obligatoire
• La connaissance d’outils numériques collaboratifs ou graphiques est un plus
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Bonnes qualités rédactionnelles et de communication (savoir adapter le message/support au public)
• Langue anglaise : être capable d’échanger de façon quotidienne à l’oral et l’écrit dans le cadre de ses propres activités

Savoir-être :

• Sens de l’organisation et de la priorisation
• Rigueur, fiabilité et réactivité
• Polyvalence
• Autonomie et force de proposition
• Très bonnes capacités relationnelles et de travail en équipe
• Aptitude à travailler dans un environnement interculturel