Gestionnaire évenementiel F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

La Direction Patrimoine et Logistique (DP&L) met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.

La direction définit et anime les processus de l’établissement dans les domaines des travaux et de la construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l’entretien du parc immobilier, ainsi que la promotion de ses espaces. Elle assure la coordination de la fonction « Patrimoine et Logistique » du niveau universitaire avec les directions techniques des facultés.

Rattaché à la DPL, le Service Evénementiel et Promotion des Espaces (SEP) pilote la stratégie de valorisation des espaces universitaires et facultaires (communication, marketing et développement commercial) et accompagne sa mise en œuvre. Il coordonne également l’organisation d’événements Sorbonne Université et d’événements partenariaux dans les espaces universitaires et facultaires, en étroite collaboration avec les équipes universitaires et facultaires.

Enfin, il gère l’exploitation des espaces d’intérêt universitaire (le Centre International de Conférences Sorbonne Université, les espaces de réception du 24e étage de la Tour Zamansky, le Campus des Cordeliers).

Localisation :

Campus Pierre & Marie Curie - Centre International de Conférences Sorbonne Université

4, place Jussieu – 75005 Paris

ET

Campus des Cordeliers

15, rue de l’Ecole de Médecine – 75006 Paris

Fonctions : Gestionnaire Évènementiel
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : Gestion et Pilotage (J) - J4C42 - Technicien en gestion administrative

CDD de 4 mois (remplacement de congé maternité).

A pourvoir à compter du 01 septembre 2025.

Mission :

Sous l’autorité du/de la Responsable Développement Commercial du SEP, le/la gestionnaire événementiel contribue au développement commercial de l’activité du SEP. Il/Elle assure le suivi administratif et commercial des dossiers, en relation directe avec les clients internes et externes, et en étroite collaboration avec la cellule « Exploitation » du SEP, le cellule « Gestion de projet événementiel » et les équipes logistiques et techniques des sites concernés.

Activités principales :

• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur sur les espaces et leur disponibilité et les prestations offertes par le SEP
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers): visite de repérages, accueil des organisateurs, rendez-vous commerciaux…
• Instruire les dossiers de réservation d’espace en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réception et traitement des demandes de réservation, gestion des devis, conventions, et autorisation spécifiques, réception des documents, etc.)
• Gérer le(s) planning(s) de réservation des espaces et contrôler les échéances
• Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées (création des brouillons de facture, suivi des recettes, relance, création de comptes clients, dépôts des dossiers en facturation)
• Organiser, alimenter, mettre à jour la base de données clients relatives à l’activité événementielle
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif et financier
• Soutenir le/le Responsable Développement commercial dans la stratégie de promotion et de valorisation des espaces gérés et exploités par le SEP

Encadrement : NON

Conditions particulières d'exercice :

• Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence le soir (19h-22h30), le week-end (samedi et très rarement le dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des événements.