Gestionnaire de scolarité Licence 3 de Droit

Le ou la gestionnaire est chargé(e) de la gestion de la scolarité des étudiants inscrits en 3ème année de licence de droit. Une polyvalence est assurée au sein de la scolarité malgré le domaine de gestion de chacun et un appui est requis lors des périodes de forte activité (préparation de la rentrée universitaire et des IPWeb, lors de la préparation et du déroulement des inscriptions pédagogiques, etc.).
Activité 1 : Gestion de la scolarité
• Assurer l'accueil et l'information des étudiants et des enseignants
• Réception téléphonique et individuelle des étudiants : renseignements, conseils et orientation
• Gestion du courrier électronique
• Gérer des dossiers des étudiants : préparation des inscriptions pédagogiques (Mise à jour des données dans la structure des enseignements, paramétrage des IPWEB), saisie des notes sur Apogée (contrôle de la saisie des notes et résultats), demande d'éditions des diplômes.
• Participer à la gestion des sessions d'examens : émargement des étudiants à l'entrée des amphis pour les épreuves écrites, surveillance des épreuves, gestion des étudiants en tiers temps, participer au paramétrage du calendrier des examens sur Apogée, édition et vérification des PV de délibération et des listes de résultats
• Assurer le suivi des modifications des modalités de contrôle de connaissances
• Assurer la mise à jour des maquettes de PV et relevés de notes sur APOGEE
• Mettre à jour l'intranet des étudiants sur Typo 3 et Drupal
Activité 2 : Tâches annexes
• Organiser les consultations de copies des semestre 5 et 6 des deux sessions d'examen
• Paramétrer la saisie des notes à distance

Ce poste nécessite une grande disponibilité en période d'examens ainsi qu'une rigueur et une discrétion irréprochables. Les gestionnaires travaillent en synergie en mode transversal pendant les périodes de forte activité (Inscriptions pédagogiques, examens, journées portes ouvertes, etc.)
Les « savoirs » :
• Connaître la réglementation applicable en scolarité
• Connaître le milieu universitaire
• Connaître les techniques et règles de classement et d'archivage
• Maîtriser le logiciel Apogée
• Maîtriser les logiciels Typo 3 et Drupal
• Maîtriser l'application RDV Scol
Les « savoir-faire » :
• S'exprimer oralement et par écrit
• Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
• Maîtriser les outils de bureautique informatique (traitement de texte, tableur, etc.)
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d'informations
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe
Les « savoir-être » :
• Avoir un esprit d'équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible
• Savoir travailler dans l'urgence
• Être dynamique, rigoureux, réactif et méthodique
• Avoir le sens du service public
• Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public