Gestionnaire de scolarité F/H

Vous assurez la gestion administrative du cursus de l'étudiant de son inscription à la délivrance de son diplôme : Inscription, examen, saisie des notes et préparation des procès-verbaux, édition du diplôme.
Gestion administrative
• Vous accueillez, informez et orientez les usagers du service
• Vous traitez les candidatures
-Participer à l'élaboration des calendriers de recrutement
-E-candidat : Vérifier et suivre les dossiers de candidature à l'aide de l'application e-candidature, validation des PJ valider les avis saisis par les EC, suivre le dossier jusqu'à l'inscription, saisi OPI
-Gérer les candidatures des candidats titulaires d'un diplôme étranger, Etude en France, DAP
• Vous inscrivez les étudiants à l'aide du logiciel Apogée (inscription administrative et pédagogique)
-PASS/LASS- VAE
-ERASMUS
-CESURE
-Changement d'état civil
• Vous délivrez les documents : carte d'étudiant, attestations, relevé de notes, diplômes
• Vous instruisez les dossiers de réorientation
• Vous procédez aux remboursements de droit (boursier)
• Vous saisissez et mettez à jour les bases de données dédiées à la gestion


Gestion des examens
• Vous réalisez et contrôlez les inscriptions pédagogiques via APOGEE (logiciel dédié)
• Vous réalisez les inscriptions pédagogiques des mesures transitoires, étalements, PHASE avec suivi
• Vous participez à l'élaboration du calendrier pédagogique intégrant les périodes d'examens (cadrage de jury)
• Vous élaborez le planning des épreuves en lien avec la cheffe de service
• Vous organisez l'aspect logistique des épreuves : reproduction des sujets, liste d'émargement, procès-verbal, copies, surveillant
• Vous gérez les QCM sur le logiciel sphinx : paramétrage, édition des grilles, correction, résultats
• Vous préparez les jurys : vérification de la saisie des notes (cc-et-qcm) et des procès-verbaux
• Vous mettez en ligne des résultats d'examens


Gestion et suivi des stages
• Vous informez et conseillez les étudiants sur la procédure et ses points de vigilance
• Vous assurez le suivi des demandes et des conventions de stage
• Vous vérifiez les aspects réglementaires : durée, gratification, assurance
Contexte de travail lié au poste : contraintes horaires notamment en période de forte activité : inscriptions, examens

Vous disposez de solides compétences en communication, accueil et gestion administrative. À l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel) et les bases de données, vous savez instruire des dossiers, appliquer des procédures, assurer le suivi documentaire et alimenter des tableaux de bord.
Organisé(e) et rigoureux(se), vous avez le sens du service public et savez répondre aux demandes avec professionnalisme. Votre capacité d'adaptation, votre réactivité et votre discrétion vous permettent de travailler efficacement en équipe comme en autonomie.
Une bonne connaissance de l'enseignement supérieur et de l'environnement universitaire constitue un atout majeur.
Plus d'informations :
Poste basé 3 ter, place de la Victoire à Bordeaux - Tram B, bus et vélo
CDD de 9 mois idéalement du 1/11/2025 au 31/08/2026
Rémunération brute mensuelle : 1 925 €
Avantages liés au poste :
• Forfait de congés annuels dès la première année
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Restauration subventionnée
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d'accueil et formations
Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !