Gestionnaire de scolarité doctorat et HDR (F/H).

Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique avec laquelle vous pourrez mettre à profit votre expérience et vos compétences ? 
Rejoignez le Collège des écoles doctorales de l'Université de Bordeaux !
Au sein du collège des écoles doctorales, le (ou la) gestionnaire de scolarité aura un rôle majeur dans l'accueil, les inscriptions administratives des doctorants et l'organisation des soutenances de thèses et HDR. Il (ou elle) mettra en œuvre le système d'information ADUM, en interaction avec les 8 écoles doctorales. Il (ou elle) participera à la promotion du doctorat de l'université en interaction avec les autres services du collège des écoles doctorales.
Au sein du collège des écoles doctorales/Service scolarité du doctorat & HDR, il (ou elle) aura en particulier en charge les inscriptions administratives et l'organisation des soutenances.
Dans ce cadre, vos activités se déclinent sur plusieurs axes :
Activités générales au sein du service :
• Accueillir, informer et orienter
• Gérer les inscriptions administratives : validation informatique, contrôle des pièces justificatives
• Gérer les opérations comptables (remboursement, encaissement, suivi paiements web)
• Gérer l'organisation des soutenances de thèses et HDR
• Gérer l'organisation de la formation des directions de thèses (3 sessions par an)
• Contribuer à l'amélioration continue du Système d'information (SI) dédié au doctorat (ADUM)
• Participer aux groupes de travail du service sur les améliorations continues du domaine d'activité
• Classement et archivage des dossiers
• Assurer le suivi et la mise en œuvre des procédures
• Appliquer la règlementation du domaine d'activité
Activités transverses au sein du service :
• Fiabiliser ADUM tout au long de l'année
• Fiabiliser les enquêtes (SIREDO, HCERES…)
• Assister aux réunions mensuelles d'ADUM (zoom) et au colloque annuel (présentiel)
• Assurer l'interface avec les 8 écoles doctorales sur les questions d'inscriptions et soutenances
Activités transverses au sein du collège :
• Participer avec toute l'équipe à la mise en œuvre des événements de promotion du doctorat (ex : journée de rentrée du doctorat, cérémonie du doctorat etc...)
• Gérer la boite mail dédiée aux usagers et les appels
• Relancer les interlocuteurs internes ou externes si besoin
• Réceptionner, enregistrer et diffuser les demandes
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, attestations...)
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Diplômé(e) d'un bac, vous justifiez d'une première expérience dans un poste comparable, notamment dans le domaine de l'enseignement supérieur.
Vous faites preuve de :
• Sens de l'organisation pour gérer l'activité en autonomie dans un calendrier défini, tout en sachant rendre compte
• Aisance relationnelle et réactivité, travail en équipe en mode hybride, communication orale et écrite fluide avec tous les usagers
• Aisance avec la polyvalence des missions et des périodes d'activités
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Maîtrise des procédures relatives à la gestion d'une scolarité, des techniques d'accueil hybride, de communication (numérique ou en présentiel)
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques à l'activité

Vous vous reconnaissez ? Alors n'attendez plus, postulez !

Avantages liés au poste  :
• 50 jours de congés annuels
• Horaires flexibles (selon 37h30/semaine)
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€/mois
• Des offres de loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Forfait « mobilité durables » sur trajet domicile/travail
• Parcours d'accueil et formations
• Possibilité restauration CROUS salarié sur place
 
Processus de recrutement  : l'annonce est en ligne jusqu'au 15/05/2024 inclus.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !
Lieu de travail  : Basé au Campus de Talence – 351 cours de la Libération : accès tram B (arrêt : Peixotto), bus, vélos, parking.