Gestionnaire de scolarité à mi-temps de l'école doctorale d'histoire

Mission principale : Gestion de la scolarité du Doctorat en Histoire
Niveau et nature des responsabilités essentielles : Fonctions de catégorie C ; attributions administratives
Activités principales :
• Accueil et information de l'ensemble des doctorants (environ 270) et enseignants rattachés à l'ED d'histoire (environ 80)
• Assister la responsable administrative et la gestionnaire des soutenances de l'ED
• Gestion du courrier et de la messagerie
• Information sur les modalités d'admission au sein de l'ED
• Gestion administrative des doctorants :
• Gestion des candidatures en doctorat : réception et vérification des dossiers de candidature et saisie des informations sur ADUM
• Suivi et vérification des demandes de réinscription et de dérogation
• Vérification de la conformité et de la tenue des comité de suivi de thèse
• Vérification des conventions de formation
• Suivi et vérification de la formation doctorale sur ADUM
• Suivi des conventions de césure
• Suivi des radiations, abandons et transferts
• Suivi des changements de sujets de thèse
• Appui à l'élaboration des conventions de cotutelle et de codirections internationales et nationales
• Organiser et alimenter les tableaux de bord
• Fiabilisation des données ADUM et Apogée
• Archivage des pièces administratives
Relations fonctionnelles et environnement de travail :
L'agent exerce ses activités sous l'autorité de la directrice de l'École doctorale et de la responsable administrative et scientifique de l'École doctorale.
Principaux interlocuteurs : enseignants-chercheurs, doctorants, docteurs
Travail avec d'autres structures : plateforme ADUM, Direction de la Recherche et de la Valorisation, Cellule Apogée, Service de la scolarité

Compétences requises ou souhaitées
• Connaissance de l'enseignement supérieur et de la formation doctorale
• Maîtrise d'Adum et d'Apogée
• Maîtrise du Pack Office
• Avoir un très bon niveau de rédaction en français
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte à sa hiérarchie
• Organiser son temps de travail et gérer les priorités
• Avoir un esprit d'équipe et échanger les informations
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation
• Maitrise de l'anglais appréciée