Gestionnaire administrative et financière H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Gestionnaire administrative et financière H/F

Métier ou emploi type* : J5X41 – Adjoint-e en gestion administrative * REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Rérentiel métier UPSaclay (si existant) :

Fiche descriptive du poste

• Catégorie : C Corps : ATRF BAP : J

Affectation

• Administrative : Faculté Jean-Monnet – Service financier et logistique
• Géographique : 54 boulevard Desgranges, 92330 SCEAUX

Missions

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service financier et logistique élabore et exécute le budget en recettes et en dépenses de la composante, dans le respect des règles de la comptabilité publique et des marchés publics. Il exécute les budgets (récurrents et contrats de recherche) des centres de recherche attachés à la composante. Il apporte, dans certains domaines, une aide logistique à l’ensemble des services de la composante.

Missions principales de l’agent·e :  

• Exécuter le budget en dépenses (missions, Bon de commandes ..) et enregistrer les missions des six laboratoires de la composante et de la fédération de recherche, hors contrats de recherche
• Exécuter le budget de la composante dédié aux missionnaires invités pour la recherche
• Gérer les crédits du fonds de solidarité et de développement de l'initiative étudiante (FSDIE) attribués aux associations étudiantes de la composante
• Exécuter une partie des dépenses de la fondation quand elle se présente
• Vérifier les blocages de fond et reste à payer en fin d’année
• Reporting des dépenses récurrentes pour chaque laboratoire
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...).
• Accueillir les personnels·les et les usagers·ères et les informer en matière financière

• Classer et archiver les documents et informations
• Gestion des paiements des parkings/thèses et copie d’examen
• Gestion de la carte achat utilisée pour la faculté

Gestion du marché des copieurs. Entretien/réparation/paiement des facture et suivi du marché

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université et de ses composantes
• Connaissance de la réglementation en matière de dépenses publiques
• Connaissance de la réglementation en matière de marchés publics

Savoir-faire :

• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électroniques, téléphones…)
• Utiliser les outils bureautiques et le logiciel dédié (SIFAC)
• Appliquer la réglementation du domaine de la gestion financière et de la commande publique et respecter les procédures
• Analyser et gérer les demandes d’information et en reconnaître le caractère d’urgence
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Trier, hiérarchiser et classer les informations

Savoir-être :

• Savoir informer et rendre compte
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• S’impliquer dans l’actualisation des connaissances professionnelles

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : Aucune

Encadrement : NON                                       

Nb agents encadrés par catégorie : …A - …B – …C

Conduite de projet : NON