Gestionnaire administratif (TalENS)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Pôle TalENS de l'ENS (Programmes pour l'égalité scolaire et universitaire) a pour but de lancer et piloter les projets d'action et/ou de recherche ayant pour finalité la lutte contre les inégalités sociales de réussite dans l'enseignement secondaire et/ou supérieur, en préparant des lycéens aux exigences du post-bac. Plusieurs programmes sont gérés par le personnel de ce pôle.
MISSION PRINCIPALE
Sous l'autorité du responsable de pôle, vous assurez des activités de gestion administrative, financière et logistique pour mener à bien les missions spécifiques du programme de tutorat d'accompagnement lycéen de l'ENS.
  ACTIVITES PRINCIPALES
-          Participer à l'instruction de dossiers de demande de subvention et en suivre le dérouler jusqu'au reporting
-          Gérer les lignes budgétaires des subventions (commandes, factures, missions, payements des intervenants) en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
-          Coordonner les aspects organisationnels, logistiques et opérationnels des participants au projet TalENS
-          Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
-          Réaliser des tableaux de bord de suivi des absences et assurer le reporting de ces données aux lycées concernés
-          Assurer la circulation de l'information en interne et en externe
-          Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs du pôle
-          Participer aux activités quotidiennes du pôle TalENS et au montage des projets à venir
 
SPECIFICITES DU POSTE
-          Travail impératif une partie du mois d'aout
-          Ce poste requière une disponibilité de 12 samedis travaillés dans l'année universitaire afin d'assurer le programme d'accompagnement des lycéens.
-          Déplacement dans les établissements de la région parisienne sont à prévoir.
 
CHAMPS DES RELATIONS
Internes :   membres et secrétariat des départements, des services centraux, élèves, étudiants, doctorants, post-docs.
Externes :   visiteurs (conférenciers, professeurs, invités, étudiants), fournisseurs, collègues des autres institutions dont PSL.

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : BAC minimum en secrétariat, gestion administrative
Expérience professionnelle confirmée en gestion administrative
 
Connaissances :
-          Connaissance idéalement de l'environnement de l'enseignement supérieur
-          Connaissance de base en gestion financière et comptable publique
-          Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
-          Techniques de communication
 
Compétences techniques :
-          Bonne maîtrise des outils de bureautique notamment excel
-          La pratique d'un logiciel financier, budgétaire et comptable serait un plus.
-          Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
-          Savoir rendre compte
-          Communiquer et faire preuve de pédagogie
-          Mettre en œuvre des procédures et des règles
-          Travailler en équipe
-          Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
 
Compétences comportementales :
-          Sens de l'organisation
-          Rigueur / Fiabilité
-          Sens du relationnel et de la confidentialité
-          Réactivité et esprit d'initiative