Gestionnaire administratif H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L'INSERM UMR 996 effectue des recherches dans le domaine de l'immunologie, de la toxicologie et de l'inflammation.

Le service de Toxicologie effectue des missions d'enseignement au sein de l'UFR de Pharmacie.

Missions principales de l’agent·e :

Equipe 2 INSERM UMR996

• Gestion des commandes de l'équipe (établissement des bons de commande, suivi des commandes) en relation avec le service financier de l’UFR et l'assistante de l'UMR 996 pour les commandes INSERM)
• Suivi financier des différents contrats de recherche et du budget de l'équipe avec mise à jour régulière de l'état financier
• Suivi des contrats de recherche avec le service en charge de la recherche et de la valorisation de l'Université
• Gestion des missions des personnels de l'équipe
• Mise en place des conventions de stage des étudiants·es (master, licence, pharmacie…), mise en place et suivi des gratifications de stage
• Mise à jour des tableaux de bords de l'équipe et de l'organigramme
• Secrétariat : emploi du temps chef d'équipe, accueil fournisseurs réponse téléphonique du secrétariat, badges d'entrée, liste des personnels ayant accès aux locaux...
• Taxe apprentissage : mise en forme et envoi des courriers (environ 100/an)
• Synthèse des travaux de recherche de l’équipe via le site PubMed
• Participation depuis cette année à la gestion des crédits de l’OI HEALTHI (gestion des RD)

Master "Toxicologie Humaine Evaluation des Risque et Vigilances" (THERV)

• Convocation aux examens, organisation des examens de première session, mi-parcours et soutenances, ainsi que des entretiens de sélection
• Etablissement des plannings des enseignements de toxicologie (13 unités d’enseignement) en lien avec les enseignants·es-chercheurs·es, réservation de salle d'enseignement auprès de la scolarité
• Organisation des missions pour les apprentis·es depuis l’ouverture de la formation en apprentissage en 2021-2022, ainsi que le suivi du budget associé
• Gestion des demandes d’offres de stage auprès des entreprises et laboratoires via une base de données pour transmission aux étudiants·es, ainsi que le contrôle réglementaire des conventions de stage

Connaissance, savoir :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Être autonome et compréhensif·ve des missions confiées
• Avoir une grande flexibilité et adaptabilité liée à aux différentes fonctions demandées par le poste
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Travailler en équipe
• Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir-être :

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel