GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F/H) - par voie statutaire ou à défaut, par voie contractuelle

Sous la responsabilité du chef de service des équipements sportifs hors complexes sportifs, vous êtes chargé(e) d'assurer la gestion des réservations et la planification des équipements sportifs municipaux gérés par la Direction des sports.
Accueillir et renseigner les publics :
- Accueillir et renseigner les demandeurs ou les bénéficiaires de créneaux et les organisateurs de compétitions ou de manifestations
- Centraliser les demandes et les soumettre à la hiérarchie
- Assurer l'interface avec les utilisateurs, participer ponctuellement au soutien de l'accueil général de la Direction des sports ;

Gérer les plannings de réservations d'équipements sportifs et en assurer la lisibilité :
- Exécuter les décisions d'attribution des créneaux, saisir les créneaux annuels sur l'applicatif spécifique, en suggérer et suivre l'évolution,
- Alimenter et suivre les tableaux de bord (temps d'occupation des créneaux, répartition, valorisation budgétaire, types de bénéficiaires, etc.),
- Rédiger les courriers et courriels d'information et de réponse,
- Transmettre et suivre les conventions de mise à disposition,
- Éditer et transmettre les plannings hebdomadaires aux responsables techniques et à la hiérarchie
- Tenir à jour les fichiers des bénéficiaires,
- Organiser et gérer le classement,
- Participer aux réunions des responsables techniques pour partager l'information ;

Contrôler et suivre sur le terrain les plannings d'occupation des créneaux :
- Effectuer périodiquement un contrôle de présence sur tous les équipements sportifs en soirée, vérifier et noter la présence des clubs sur les équipements,
- Rédiger des comptes-rendus de ces contrôles et établir un état de suivi,
- Gérer et suivre le logiciel de contrôle d'accès des équipements, gérer l'attribution des badges d'accès.

- Connaissance de l'environnement institutionnel, sportif et associatif ;
- Maîtrise des outils de bureautique (tableur, traitement de texte, présentation) ;
- Aisance numérique, capacité à utiliser des logiciels spécifiques (Planitech) ;
- Maîtrise des techniques d'accueil, de communication et de secrétariat ;
- Maîtrise de l'expression écrite (orthographe, grammaire, syntaxe) et orale ;
- Aisance relationnelle, rigueur, sens de l'organisation, réactivité, autonomie, courtoisie, discrétion, esprit d'équipe,
- Permis B


CONDITIONS DE TRAVAIL
Cycle de travail : 37h30 ou 38h30 – du lundi au vendredi
Lieu d'affectation : Direction des sports - Complexe sportif du Val de l'Arc – Chemin des Infirmeries – Aix-en-Provence
Rémunération : Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelles.


Adresser votre candidature avant le 05/06/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires).
Un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date


Informations complémentaires


M. Olivier PENIN, Directeur des sports
Tél. : 04.42.91.88.41


M. Cyrille NEVEUX, Chef de service des Equipements sportifs hors complexes sportifs
Tél. : 04.42.91.88.53


Mme Elodie CHIRAL, Gestionnaire RH
Tel: 04.42.91.95.62