Gestionnaire administratif et pédagogique du Master de Science de la durabilité (F/H)

Contexte de travail et place du poste dans l'organisation :
L'Ecole normale supérieure – PSL a lancé pour la rentrée de Septembre 2024 un nouveau Master de recherche « Science de la durabilité » dédié aux transformations écologiques et sociales face aux crises environnementales contemporaines.
Dans la continuité de ce qui est proposé au CERES (Centre d'enseignement et de recherche sur l'environnement et la société) ce master transdisciplinaire vise à former les futurs chercheurs et décideurs à l'interdisciplinarité et à la collaboration avec les acteurs de la transition écologique et sociale. Il a accueilli ses premiers étudiants en septembre 2024 pour le niveau M1, chaque promotion comprenant une vingtaine d'étudiants.
Chaque cohorte rassemblera des étudiantes et des étudiants, français et internationaux, de divers horizons, représentatifs d'un très large éventail de disciplines. En première année, les étudiants passeront en effet 80% de leur temps dans un Master PSL de leur discipline, à choisir dans une liste de 14 de Masters dits « masters partenaires ».
Missions principales :
La personne en poste sera en charge du suivi administratif (financier et RH) du projet et du suivi pédagogique de la scolarité des étudiants du Master « Science de la durabilité », ainsi que de la coordination des relations avec les masters partenaires de PSL et du soutien administratif au Programme Gradué « Sciences de la Terre et Biodiversité ».
Activités principales :
Aspects pédagogiques :
• Coordonner le cycle d'admission des candidat(e)s, en lien avec le service Admissions de PSL : paramétrage de la plateforme, organisation des commissions d'admission et des entretiens individuels de sélection, notification des résultats, reportings
• Mettre en place les inscriptions administratives et pédagogiques en lien avec les responsables pédagogiques (suivi des paiements, validation des bourses...)
• Assurer l'aspect organisationnel des événements rythmant la vie du master : journées de rentrée et de projets, réunions de l'équipe pédagogique et du conseil de perfectionnement
• Accueillir et renseigner les étudiants et les enseignants ; gérer et traiter la messagerie, le téléphone, le courrier etc.
• Alimenter les bases de données scolarité (saisie des étudiants, notes, informations) et préparer les actes administratifs liés à la scolarité des étudiants (attestations diverses, relevés de notes, diplômes...)
• Participer à l'organisation matérielle des cours et examens : appui logistique, impressions, suivi des présences, plannings, réservation des salles de cours etc.
• Assurer la gestion administrative des stages obligatoires et optionnels des étudiants (conventions, évaluation etc.)
• Diffuser les informations relatives aux enseignements et à leur organisation
Aspects administratifs :
• Assurer la gestion financière du master (demandes de devis, saisie des bons de commande, suivi des factures ; suivi des ordres et des frais de missions enseignants et étudiants...)
• Assurer la gestion des dossiers RH (recrutement, vacations, etc.)
• Organiser les soutenances de mémoires en collaboration avec les responsables pédagogiques
• Assurer le suivi de l'insertion professionnelle des diplômés

Compétences principales :


Diplôme : Bac
Expérience professionnelle : Une expérience sur un poste similaire serait appréciée

Connaissances :
· Bonne connaissance et/ou expérience de l'enseignement supérieur français
· Anglais : niveau A2/B1 minimum ; français C1/C2


Compétences techniques :
· Maîtriser les outils de bureautique (excel,word...)
· Maîtriser les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
· Posséder une bonne expression orale et écrite
· Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
· Savoir organiser et planifier ses activités
· Savoir accueillir différents interlocuteurs
· Savoir rendre compte
· Savoir gérer les priorités


Compétences comportementales :
· Organisation
· Aisance relationnelle
· Réactivité et rigueur
· Savoir s'adapter aux situations nouvelles
· Avoir le sens du travail en équipe


AUTRES INFORMATIONS
Prise de fonction : dans les meilleurs délais

Lieu de travail : 45 rue d'Ulm, 75005 Paris

Conditions de travail : 100%
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible

Poste ouvert :
- aux contractuels (CDD de 10 mois – Rémunération selon grille et expérience)

L'ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité