Gestionnaire accueil citoyen - Expert état civil H/F

Rosny-sous-Bois est une ville de 46 395 habitants située à l'est de Paris, dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France. Elle fait partie de la Métropole du Grand Paris et est rattachée au territoire Grand Paris Grand Est.

Sur le plan économique, Rosny-sous-Bois est un pôle d'emplois tertiaires qui accueille, entre autres, le centre commercial Westfield-Rosny 2, l'un des plus grands du département ainsi que le centre commercial Domus, consacré à l'équipement de la maison.

La ville est très bien desservie par les transports avec deux stations du RER E, Rosny-sous-Bois et Rosny Bois-Perrier, ainsi que douze lignes de bus. Le réseau de navettes municipales Titus complète cette offre.

A horizon 2024, la ville accueillera 3 stations de métro dans le cadre de l'extension de la ligne 11 jusqu'à Westfield-Rosny 2. Cette offre sera ensuite complétée par l'arrivée de la ligne 15, attendue pour 2030, du Grand Paris Express et l'extension de la ligne E du RER jusqu'à la Défense.

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Au sein de l’accueil citoyen organisé en trois niveaux d’accueil, l’agent partage son travail entre l’accueil mutualisé de niveau 2 et l’expertise métier état civil de niveau 3.

L’agent, polyvalent, a à ce titre en charge la gestion et le traitement des dossiers d’affaires générales et militaires ainsi que de l’état-civil. Il partage son temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office.

Missions principales :

Gestionnaire accueil citoyen de niveau 2 :

• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous
• Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux
• Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction)

Gestion de la GRC :

• Démarches familles
• Démarches citoyennes

Affaires générales :

• Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence
•  Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise
• Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise
• Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire
• Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques

Etat civil :

• Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes

Famille :

• Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale
• Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes
• Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches.

Affaires militaires

• Recevoir et instruire les recensements citoyens

Expert métier Etat Civil de niveau 3 :

Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office 

• Recevoir et instruire des demandes d’attestation d’accueil, de certificats d’hérédité, de certificat de célibat et de parrainage civil
• Gérer les actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès et transcriptions des décès)
• Assurer la mise à jour des registres (avis de mention marginale de décès, de naissance, de mariage etc.)
• Recueillir, traiter et assurer le suivi des demandes de livrets de familles
• Instruire des demandes CERT : Notaires, INSEE et inter-Mairie sur COMEDEC
• Instruire les dossiers de mariage
• Instruire es demandes de publications de bans (spéciales et hors commune)
• Instruire les dossiers de demandes de changement de prénom, de changement de nom (mise en concordance et filiation), de déclaration conjointe de changement de nom et de rectifications d’état civil
• Instruire et signer les dossiers de conclusion, modification et dissolution de PACS
• Participer aux signalements en remontant de manière étayée les suspicions de fraude dans le cadre d’une reconnaissance ou d’un projet de mariage
• Traiter les demandes d’actes parvenant par courrier, Espace Citoyen et au guichet
• Participer à la correction, des extraits avec filiation pour COMEDEC
• Dresser les requêtes mensuelles
•  Etablir les tableaux trimestriels des recensements citoyens pour transmission au CSN
• Transmettre selon périodicité définie les données à l’ARS (certificats médicaux de décès) et à la Préfecture (titres républicains et titres de séjour)

Effectuer d’autres tâches ponctuelles :

• Participation à la célébration des mariages et des parrainages civils en semaine et le samedi par roulement
• Participation à l’organisation et à la tenue des élections politiques et professionnelles
• Gestion de l’archivage
• Gestion de la préparation de l’ouverture et de la fermeture annuelle des registres d’état civil

Connaissances :

• Bonne connaissance du code civil
• Très bonne maitrise de l’orthographe
• Connaissance ou intérêt pour le fonctionnement institutionnel français

Compétences techniques :

• Utilisation des logiciels de la suite Arpège : Alto, Mélodie, Maestro, Adagio, Concerto et Espace Agent
• Utilisation du gestionnaire de file d’attente
• Utilisation du sharepoint interne à la direction (IntraDac)
• Utilisation des Dispositifs de recueil de passeport biométrique
• Manipulation des tablettes dédiées à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches
• Pratique de pratique du pack office, d’Outlook et d’Internet
• Utilisation de COMEDEC et de toutes les plateformes étatiques dédiées (hubee, pastel bises, MaJDC, Maileva et service public)
• Respect strict du formalisme et des procédures

Compétences comportementales :

• Discrétion, rigueur, autonomie
• Esprit d’équipe
• Goût pour le contact humain
• Sens du service public
• Intérêt certain pour la qualité du service rendu et l’amélioration continue