Chef de Pôle Coordination formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières H/F

Environnement et contexte de travail :

L’Université Paris-Saclay développe depuis longtemps une politique de formation professionnelle continue et apprentissage. Vecteur important de l’intégration professionnelle, du développement des compétences et de la sécurisation des parcours, la formation tout au long de la vie est pilotée au sein de l’Université par la Direction FTLV incluant le CFA (Centre de formation des apprentis).

Cette direction est organisée en 3 pôles d’activités et missions : un pôle offre de formation, qualité, marketing et développement/relations entreprises, un pôle administratif, gestion et financier (coordination et pilotage), un pôle coordination de formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières.

Missions :

Placé·e sous l’autorité hiérarchique directe de la direction de la DFTLV, et en lien étroit avec la directrice du CFA Paris-Saclay, le/la chef de pôle « Coordination de formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières » encadre une équipe d’assistants·es de formation professionnelle (formation continue, alternance, VAE et bilan de compétences) qui orientent les employeurs clients et les apprenants, et gèrent leurs inscriptions, en intégrant les modalités de financement, sur les différentes formations organisées par la DFTLV et les composantes de l’Université.

Le/la chef de pôle supervise également les agents·es chargés·es de la coordination de la formation continue, la VAE et l’apprentissage.

Activités principales de l’agent·e :

Les activités principales de la chef de pôle couvrent les quatre domaines de la FTLV : la formation continue, l’alternance (apprentissage et professionnalisation), la VAE et le bilan de compétences.

• Assurer la mise en place des processus et procédures garantissant une fluidité de fonctionnement du service ;
• Coordonner les activités des assistants·es de formation professionnelle et des agents·es chargés·es de la coordination de la formation continue et de l’apprentissage ;
• Garantir l’utilisation optimale de l’outil informatique de gestion administrative et financière des contrats (YPARÉO), en collaboration avec le chargé de mission SI de la DFTLV ;
• Superviser l’activité des référents handicap et mobilité internationale ;
• Encadrer la formation des agents·es du pôle aux outils, processus et relation client ;
• Mettre en place des indicateurs de pilotage et veiller au reporting pour suivre l’évolution des inscriptions, des apprenants, des conventions et des contrats, des financements ;
• Rendre compte de l’activité à la direction de la DFTLV et du CFA ;
• Être responsable de la qualité des processus du pôle et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

Connaissances, savoirs :

• Maîtriser les process d’un service administration des ventes (ADV)
• Connaître la réglementation autour de la formation professionnelle
• Connaître les différentes modalités de financement de la formation professionnelle.
• Avoir une bonne compréhension des politiques publiques en matière de formation et d’apprentissage.

Savoir-faire :

• Coordonner une activité
• Encadrer et animer une équipe
• Mettre en place et analyser des indicateurs de pilotage
• Réguler des dysfonctionnements et mettre en place les plans d’actions nécessaires
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• Maîtriser parfaitement la communication orale, écrite et visuelle
• Conduire des entretiens professionnels et des évaluations de compétences.

Savoir-être :

• Autonomie, rigueur, esprit d’initiative
• Sens de l’organisation et gestion des priorités
• Aisance relationnelle et capacité d’écoute
• Esprit d’équipe et sens du collectif
• Capacité à rendre compte, alerter
• Adaptabilité et ouverture au changement
• Capacité de leadership et aptitude à motiver une équipe
• Empathie et intelligence émotionnelle pour comprendre et répondre aux besoins des membres de l’équipe
• Patience et aptitude à favoriser le développement personnel et professionnel des membres de l'équipe.

Prérequis :

Une expérience de 1 à 3 ans dans un service administration des ventes serait un plus.