CHED référent archives communales et notariales H/F

La Direction des Archives départementales collecte les archives historiques produites par les services du Département et les services déconcentrés de l'Etat implantés en Seine-et-Marne.
En outre, elle exerce, au nom du Service interministériel des Archives de France, le contrôle scientifique et technique (CST) sur l'ensemble des archives publiques dans le département

La Seine-et-Marne compte 507 communes, 252 groupements communaux dont 21 communautés de communes et communautés d’agglomération et 114 études notariales.

Les Archives départementales de Seine-et-Marne sont un service du Département.

L’exercice du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques est mis en œuvre par le directeur des Archives départementales, sous l’autorité du préfet, conformément aux orientations définies par le Ministère de la Culture.

Les Archives départementales sont chargées des missions suivantes sur les archives de toutes provenances relatives au département :

Collecter les archives publiques et privées qui permettront d’écrire l’histoire de Seine-et-Marne.

Conserver la masse de documents ainsi rassemblés en les préservant de toute dégradation.

Classer les fonds d’archives afin de permettre à tous les citoyens de retrouver facilement les informations.

Communiquer les documents à toute personne qui en fait la demande.

Les Archives départementales sont également engagées dans la valorisation numérique et proposent un nombre important de documents numérisés en ligne (état civil, cadastre, presse ancienne, iconographie).

Les Archives départementales s’appuient sur une équipe de 46 agents et conservent près de 40 km linéaires de documents.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. Modalités de recrutement : les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement. Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

Le titulaire est rattaché au service des archives administratives, judiciaires, pénitentiaires (SAAJP).
Il travaille en collaboration avec l’ensemble des services des Archives départementales.

Contrôle scientifique et technique sur les archives communales et notariales :

1. encadrer et/ou assurer le CST sur les archives communales,  intercommunales et notariales, en lien avec la sous-directrice et le directeur, et en collaboration avec les archivistes chargés de collecte : instruction des bordereaux d’élimination, visites de contrôle avec rédaction de rapport
2. participer à des audits de tiers-archiveurs, en particulier dans le domaine de la dématérialisation de procédures administratives
3. auditer la conservation matérielle et les projets de bâtiments de stockage des archives, analyse des risques de sinistre, participation au contrôle de l’environnement et des conditions de conservation des archives, dans les locaux communaux et études de notaires
4. mettre en relations les communes et groupements de collectivités territoriales avec les services du Département ainsi qu’avec le service archives du centre de gestion intercommunale de la Grande couronne (prestataire d’opérations d’archivage) ; y compris instruction des demandes de subvention aux communes pour la préservation et restauration de leurs archives (pilotage par la sous-direction de l’archivage et des fonds)
5. animer le réseau des archivistes communaux ;
6. effectuer une veille juridique et technique, conseils aux communes et offices notariés
7. tenir des outils de suivi, transmission de données, évaluation annuelle de l’activité, rédaction de rapports annuels, état qualitatif des lieux, bilan d’étape

Collecte et classement des fonds notariés et communaux ou des groupements de collectivités territoriales :

1. accueillir ou activer les dépôts réglementaires après validation des bordereaux de versement
2. classements et reclassements, impliquant reconditionnement, remise en forme d’instruments de recherche ou normalisation de données au sein de la base de données
3. expérimenter des transferts de dépôts d’archives communales numériques, en conformité avec le projet de système d’archivage électronique conduit par la DAD

Missions secondaires :

Renfort de la présidence de salle de lecture et, le cas échéant, répondre à des recherches, et participation à des actions de valorisation impliquant archives communales et notariales

Contribution à des missions transversales au sein des AD comme la mise œuvre ou l’enrichissement du PSC de la direction des AD ou les projets de collecte raisonnée sur une thématique, guide des sources

Conditions particulières d’exercice : 

Pas de délégation de signature - Permis B obligatoire - Environnement des magasins des Archives départementales : exposition à la poussière, port occasionnel de gants, de masques, de blouses - Respect des consignes de sécurité sur le site des Archives départementales - Adaptation à l’environnement de conservation des archives des notaires et communes et des EPCI : dans certains cas, position debout ou port de charges ; respect des consignes

Télétravail : Oui

Encadrement d’équipe : Non

Le poste fait l’objet d’une publication sur le site Choisir le service public (CSP – référence n°2024-1554404).

Aucune candidature déposée sur le site emploi public ne sera étudiée.

Un intérêt pour la gestion des archives courantes et intermédiaires, la constitution des archives définitives dans le secteur public, la dématérialisation et l’archivage électronique, sera apprécié, ainsi que le goût pour le travail en partenariat.

Compétences techniques :

• Législation et réglementation relatives aux archives (environnement papier et électronique) – maîtrise
• Normes et pratiques de conservation des archives – expert
• Normes de description des archives – maîtrise (norme ISAD-g) –maîtrise
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques, bureautiques et bases de données– maîtrise
• Connaissance de l’organisation des administrations et collectivités territoriales -maîtrise

Savoir-faire :

• Concevoir et mettre en œuvre des actions en mode projet
• Rédiger des courriers, rapports et comptes rendus, analyses et synthèses
• Savoir gérer une situation d’urgence

Compétences comportementales :

• Qualités relationnelles
• Être autonome, rigoureux et organisé
• Faire preuve d’aisance relationnelle, de pédagogie et d’esprit d’équipe
• Sens des responsabilités, du service public, disponibilité
• Travail en partenariat, capacité d’adaptation à différentes situations et interlocuteurs

Niveau d’études/diplômes requis : Niveau 7 : Master, diplômes équivalents

Niveau d’expérience minimum requis : Confirmé