Chargé des instances H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Pôle affaires institutionnelles – rattaché au responsable du pôle affaires institutionnelle.

Missions principales de l’agent·e : 

• Contribuer à l’organisation et à la mise en œuvre des élections prises en charge par la DAJI
• Contribuer à l’organisation des séances et au suivi des dossiers des sections disciplinaires en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI
• Appuyer l’organisation des instances prises en charge par la DAJI (gestion du calendrier, respect des échéances, organisation des séances)
• Assurer l’enregistrement et l’archivage des conventions réceptionnées par la DAJI
• Appliquer les procédures définies ainsi que le respect du cadre réglementaire de l’instance
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l’activité
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Connaissance, savoir :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques, et sensibilité juridique
• Aisance avec les outils informatiques et appétence pour la dématérialisation
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Bon niveau rédactionnel

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique

Savoir-être :

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Sens du service public
• Discrétion