Assistante de la direction générale des services de l’Université Paris-Saclay H/F

Mission  / positionnement hiérarchique :

Au sein du secrétariat de la Présidence et de la Direction Générale des Service, l’assistant·e de direction est hiérarchiquement rattaché·e au directeur général des services.

Il/elle assure et coordonne de manière polyvalente et autonome les activités d’assistanat et de gestion administrative pour le DGS ainsi que pour les trois DGS adjointes.

L’assistant·e apporte un soutien administratif et opérationnel et assure la gestion du secrétariat courant. A ce titre, il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle prend en charge l’organisation matérielle et logistique des réunions ou évènements organisés par le directeur général des services ou ses adjointes. Partie prenante de l’équipe de gouvernance, il/elle travaille en contact étroit avec l’ensemble du secrétariat de la présidence de l’université dont il/elle partage les missions afin d’assurer la continuité de service au sein de la gouvernance.

Activités principales de l’agent·e :

• Gestion des agendas du Directeur Général des Services et de ses trois adjointes et anticipation des échéances;
• Organisation des déplacements professionnels (i.e. missions, transports, hébergements, etc) le cas échéant ;
• Planification, préparation et organisation logistique et matérielle des réunions et évènements portés par la Direction Générale des Services : réunions plénières mensuelles des directeurs / directrices des services centraux et des déléguées du DGS, réunions du réseau des DGS, séminaires, webinaires, etc. ;
• Suivi de la messagerie générique de la direction générale des services ;
• Gestion du courrier papier du Directeur Général des Services et de ses trois adjointes ;
• Gestion de l’information auprès des équipes directes de la Direction Générale : préparation de notes d’information, présentations, compte-rendu de réunion, courriers etc. pour diffuser les informations émanant de la Direction Générale à l’ensemble des services centraux et déléguées du DGS dans les composantes universitaires ; ainsi qu’au réseau des DGS de l’Université Paris-Saclay (mailing, classement de l’information, etc.) ;
• Gestion des documents pour le réseau des DGS et mise à disposition des documents réglementaires ;
• Gestion de la circulation de l’information et vérification de la conformité des notes administratives et de la bonne tenue des process associés ;
• Travail conjoint avec les assistantes du cabinet du Président et à ce titre, interactions avec l’équipe de la gouvernance (Président, vice-présidents, direction de cabinet) ;
• Suivi des circuits de signature des documents internes, conventions et divers actes administratifs ;
• Participation à l’évolution et à la simplification des processus administratifs ;
• Gestion du budget de la DGS : réalisation et suivi de tableaux de bord, d’indicateurs et de bilans.

Connaissance, savoir :

• Objectifs et projets de l’établissement
• Techniques d'élaboration de documents
• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Maîtrise des outils de bureautiques
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur de la recherche et des Universités
• Connaissances budgétaires générales
• Techniques de communication
• Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière priorisée
• Maîtriser les techniques de rédaction administrative
• Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité à faire face à des situations d'urgence, trouver des solutions, identifier les bons interlocuteurs
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs

Savoir-être :

• Discrétion, sens de la confidentialité
• Sens du relationnel, bonne présentation
• Rigueur et méthode
• Travailler en équipe et au contact du public
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Organisation et autonomie
• Force de proposition et d’initiative
• Réactivité & adaptabilité
• Bonne capacité de résistance aux nombreuses sollicitations
• Sens du service public