Assistant en gestion administrative (EDPIF)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)
Ce poste est rattaché au département de physique sous la responsabilité du directeur de l'EDPIF.
Au sein du pôle enseignement, le poste implique une collaboration étroite avec le directeur de l'EDPIF et fonctionnellement aux autres agents du secrétariat pédagogique


MISSION PRINCIPALE
Vous serez en charge des relations avec les institutions partenaires, vous assurerez également le suivi pédagogique des étudiants inscrits en thèse à PSL, ainsi que la gestion du concours de recrutement de l'Ecole doctorale.

ACTIVITES PRINCIPALES
Interlocuteur privilégié des étudiants, institutions partenaires et des encadrants, en charge de :
Gestion pédagogique des étudiants :
· Organiser et assurer le suivi des inscriptions administratives et inscriptions pédagogiques
· Superviser le suivi des soutenances de thèse
· Piloter la constitution des comités de suivi de thèse
· Planifier et organiser les tests d'anglais

Suivi administratif du concours de l'ED :
· Gérer et suivre la constitution des jurys
· Diffuser les résultats
· Préparer et organiser les auditions (réservation de salles)

Gestion administrative de l'ED :
· Préparer et analyser les bilans statistiques pour le conseil de l'ED.
· Rédiger les comptes rendus du conseil
· Collecter et synthétiser les données pour l'enquête SIREDO

Accueil du public et communication :
· Accueillir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail).
· Mettre à jour et actualiser le site institutionnel de la formation (annonce de formation et d'événements)

Gestion logistique :
· Organiser et coordonner les réunions à destination des doctorants de l'ED (atelier carrière, réunion de rentrée)
· Gérer la réservation des salles, et assurer le contact avec les intervenants.

SPECIFICITES DU POSTE
La fiche de poste peut évoluer en fonction des besoins du service

CHAMPS DES RELATIONS
Internes : relations avec les doctorants et chercheurs du département de physique, les personnels et l'administration de l'Ecole normale supérieure ; relation de travail étroite avec les autres agents du secrétariat pédagogique
Externes : relations avec les doctorants et chercheurs, chercheurs et les personnels administratifs des institutions partenaires ; Relations avec les candidats au concours de l'Ecole doctorale. Relations avec des prestataires extérieurs si nécessaire.

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : BAC+2
Expérience professionnelle : Débutant accepté
Connaissances :
· Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur français ;
· Posséder une bonne expression écrite et orale ;
· Capacité à travailler et communiquer en anglais (lu, écrit, parlé).

Compétences techniques :
· Aisance dans l'utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, publipostage, mise à jour site internet, base de données, saisie informatique);
· Maitrise des outils de communication (internet, site web, messagerie électronique) ;
· Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations ;
· Savoir organiser et planifier ses activités ;
· Savoir accueillir différents interlocuteurs.
Compétences comportementales :
· Faire preuve d'autonomie
· Savoir s'adapter aux situations nouvelles ;
· Avoir le sens des responsabilités ;
· Être réactif/dynamique ;
· Avoir le sens du travail en équipe

AUTRES INFORMATIONS
Poste de catégorie : A - ASI (Assistant Ingénieur)
Quotité de travail : 100%
Lieu de travail : 24 rue Lhomond - 75005 Paris
Poste à pourvoir dans les meilleurs délais et ouvert :
- aux agents titulaires de la fonction publique
- aux contractuels (CDD de 1 an renouvelable – Rémunération selon grille et expérience)
MODALITES DE CANDIDATURE : Merci d'envoyer CV et lettre de motivation en cliquant sur le bouton : " POSTULER A CETTE OFFRE "

VOTRE QUALITE DE VIE A L'ENS-PSL
L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.
En rejoignant l'ENS-PSL, vous pourrez bénéficier selon le type de contrat et d'activités exercées :
• Jusqu'à 49 jours de congés/RTT par an
• Du télétravail (jusqu'à 2 jours/ semaine)
• D'un accompagnement des parcours professionnels via une école interne de formation
• Espaces de restauration et de cafétéria, accès libre aux bibliothèques de l'établissement, espaces sportifs
• Autres avantages : prise en charge du titre de transport à 75%, forfait mobilité durable, prise en charge partielle d'une complémentaire santé personnelle, chèques cultures/noël.