Assistant en gestion administrative (EDPIF)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Ce poste est rattaché au département de physique sous la responsabilité du directeur de l'EDPIF ( École doctorale "Physique en Ile-De-France").
Au sein du pôle enseignement, le poste implique une collaboration étroite avec le directeur de l'EDPIF et fonctionnellement aux autres agents du secrétariat pédagogique

MISSION PRINCIPALE
Est en charge des relations avec les institutions partenaires.
Assure le suivi pédagogique des étudiants inscrits en thèse à PSL.
Assure la gestion du concours de recrutement de l'Ecole doctorale.

ACTIVITES PRINCIPALES
Interlocuteur(trice) privilégié(e) des étudiants, institutions partenaires et des encadrants, en charge de :
Gestion pédagogique des étudiants :
• Suivi des inscriptions administratives et inscriptions pédagogiques
• Suivi des soutenances de thèse
• Suivi de la constitution des comités de suivi de thèse
• Organisation des tests d'anglais

Suivi administratif du concours de l'ED :
• Contact et suivi administratif de la constitution du jury
• Communication des résultats
• Préparation des auditions (réservation de salles)

Gestion administrative de l'ED :
• Préparation du conseil de l'ED.
• Bilans statistiques
• Rédaction du compte rendu du conseil
• Collecte et synthèse des données pour l'enquête SIREDO ( enquête sur les effectifs de doctorants et de docteurs des écoles doctorales)

Accueil du public et communication :
• Accueillir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail).
• Mettre à jour le site institutionnel de la formation (annonce de formation et d'événements)

Gestion logistique :
• Organisation des réunions à destination des doctorants de l'ED (atelier carrière, réunion de rentrée) réservation des salles, contact des intervenants.

SPECIFICITES DU POSTE

La fiche de poste peut évoluer en fonction des besoins du service

CHAMPS DES RELATIONS
Internes : relations avec les doctorants et chercheurs du département de physique, les personnels et l'administration de l'Ecole normale supérieure ; relation de travail étroite avec les autres agents du secrétariat pédagogique
Externes : relations avec les doctorants et chercheurs, chercheurs et les personnels administratifs des institutions partenaires ; Relations avec les candidats au concours de l'Ecole doctorale.
Relations avec des prestataires extérieurs si nécessaire.

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : BAC
Expérience professionnelle : Débutants acceptés
Connaissances :
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur français ;
• Posséder une bonne expression écrite et orale ;
• Capacité à travailler et communiquer en anglais (lu, écrit, parlé).

Compétences techniques :
• Aisance dans l'utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, publipostage, mise à jour site internet, base de données, saisie informatique);
• Maitrise des outils de communication (internet, site web, messagerie électronique) ;
• Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations ;
• Savoir organiser et planifier ses activités ;
• Savoir accueillir différents interlocuteurs.

Compétences comportementales :
• Faire preuve d'autonomie
• Savoir s'adapter aux situations nouvelles ;
• Avoir le sens des responsabilités ;
• Être réactif/dynamique ;
• Avoir le sens du travail en équipe
AUTRES INFORMATIONS
Poste de catégorie : A - ASI (Assistant Ingénieur)
Poste à pourvoir dès que possible
Lieu de travail : 24 rue Lhomond - 75005 Paris
Quotité de travail : 100%
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Accompagnement des parcours via une école interne de formation
Poste ouvert aux contractuels (CDD de 1 an – Rémunération selon grille et expérience)

L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité