Assistant en gestion administrative (EDPIF)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)
Ce poste est rattaché au département de physique sous la responsabilité du directeur de l'EDPIF.
Au sein du pôle enseignement, le poste implique une collaboration étroite avec le directeur de l'EDPIF et fonctionnellement aux autres agents du secrétariat pédagogique

MISSION PRINCIPALE
Est en charge des relations avec les institutions partenaires.
Assure le suivi pédagogique des étudiants inscrits en thèse à PSL.
Assure la gestion du concours de recrutement de l'Ecole doctorale.

ACTIVITES PRINCIPALES
Interlocuteur(trice) privilégié(e) des étudiants, institutions partenaires et des encadrants, en charge de :
Gestion pédagogique des étudiants :
• Suivi des inscriptions administratives et inscriptions pédagogiques
• Suivi des soutenances de thèse
• Suivi de la constitution des comités de suivi de thèse
• Organisation des tests d'anglais

Suivi administratif du concours de l'ED :
• Contact et suivi administratif de la constitution du jury
• Communication des résultats
• Préparation des auditions (réservation de salles)

Gestion administrative de l'ED :
• Préparation du conseil de l'ED. Bilans statistiques.
• Rédaction du compte rendu du conseil
• Collecte et synthèse des données pour l'enquête SIREDO

Accueil du public et communication :
• Accueillir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail).
• Mettre à jour le site institutionnel de la formation (annonce de formation et d'événements)

Gestion logistique :
• Organisation des réunions à destination des doctorants de l'ED (atelier carrière, réunion de rentrée) réservation des salles, contact des intervenants.

SPECIFICITES DU POSTE (conduite de projet, encadrement, sujétions particulières, .....)

La fiche de poste peut évoluer en fonction des besoins du service

CHAMPS DES RELATIONS
Internes : relations avec les doctorants et chercheurs du département de physique, les personnels et l'administration de l'Ecole normale supérieure ; relation de travail étroite avec les autres agents du secrétariat pédagogique
Externes : relations avec les doctorants et chercheurs, chercheurs et les personnels administratifs des institutions partenaires ; Relations avec les candidats au concours de l'Ecole doctorale.
Relations avec des prestataires extérieurs si nécessaire.

CHAMPS DES RELATIONS
Internes : relations avec les doctorants et chercheurs du département de physique, les personnels et l'administration de l'Ecole normale supérieure ; relation de travail étroite avec les autres agents du secrétariat pédagogique
Externes : relations avec les doctorants et chercheurs, chercheurs et les personnels administratifs des institutions partenaires ; Relations avec les candidats au concours de l'Ecole doctorale.
Relations avec des prestataires extérieurs si nécessaire.

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : BAC
Expérience professionnelle : Débutant accepté
Connaissances :
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur français ;
• Posséder une bonne expression écrite et orale ;
• Capacité à travailler et communiquer en anglais (lu, écrit, parlé).

Compétences techniques :
• Aisance dans l'utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, publipostage, mise à jour site internet, base de données, saisie informatique);
• Maitrise des outils de communication (internet, site web, messagerie électronique) ;
• Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations ;
• Savoir organiser et planifier ses activités ;
• Savoir accueillir différents interlocuteurs.
Compétences comportementales :
• Faire preuve d'autonomie
• Savoir s'adapter aux situations nouvelles ;
• Avoir le sens des responsabilités ;
• Être réactif/dynamique ;
• Avoir le sens du travail en équipe