Assistant.e en gestion administrative F/H (REF 264)

Le ou la candidat(e) retenu(e) aura pour mission d'assister le responsable de Pôle sur deux missions principales :
• Pilotage et suivi des contrats doctoraux,
• Suivi du budget Recherche de UT3.
Il/elle pourra également être amené(e) à contribuer à d'autres chantiers au périmètre du PSPR et plus généralement de la DReV (évaluation HCERES, démarche indicateurs, dialogue PSPR-Unités de Recherche...).
Dans le cadre de ses missions principales, le/la candidat(e) retenu(e) sera amené à interagir de façon suivie avec :
• la Direction des Affaires Financières (suivi des dépenses et des recettes, mise à jour des indicateurs/tableaux de bord, production de bilans et statistiques ...), ainsi que
• l'Ecole de Docteurs, la Direction des Ressources Humaines et autres interlocuteurs institutionnels (Pilotage et suivi des contrats doctoraux).
Dans une démarche d'amélioration continue et de formalisation des processus, il/elle pourra être amené(e) à contribuer à la définition et mise en place de procédures relevant de son périmètre d'intervention.
Activités principales :
• Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion des contrats doctoraux (contingent établissement)
• Alimenter les tableaux de bord en lien avec les missions du poste
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le pilotage et le suivi des contrats doctoraux
• Suivre l'évolution de la réglementation et des procédures internes sur l'ensemble du processus de gestion des contrats doctoraux.

Connaissances :
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique,
• Connaissances budgétaires générales,
• Objectifs et projets de l'établissement,
• Environnement et réseau professionnel ESR,
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).
Savoir faire technique :
• Capacité de synthèse (compréhension et restitution),
• Conception et mise à jour/évolution de tableaux de bord,
• Anticipation, prévention et gestion des situations sensibles (interlocuteurs multiples, contraintes temporelles),
• Rédaction de rapports et documents de synthèse.
Savoirs comportementaux :
• Rigueur et fiabilité,
• Autonomie,
• Sens relationnel / Dialogue,
• Anticipation / réactivité,
• Identification et remontée des signaux faibles.
Diplôme requis : Licence
Expérience souhaitée : confirmé(e)
Conditions générales du poste :
Catégorie du poste : A
Quotité de travail : 100 %
Date de prise de poste : au plus tôt
Poste ouvert aux contractuels et titulaires
Type de contrat proposé pour les contractuels : CDI
Rémunération :
Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + Montant IFSE (entre 411 et 484 euros) + modulation grade.
Pour les contractuels : comprise entre 1836 euros et 2648 euros en fonction de l'ancienneté sur des fonctions similaires + montant cotation du poste (entre 228 euros et 264.50 euros).
Avantages :
• 3 options de temps travail
• 55 jours de congés payés annuels pour un temps plein
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Activités sportives et culturelles
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Crèche.