Gestionnaire de scolarité - Etudes Médicales 3ème cycle - 194

Le gestionnaire de scolarité 3ème cycle du Département de Médecine, Maïeutique et Paramédical exécute, sous la responsabilité de la responsable de scolarité, des actes de gestion courante et des actes spécifiques pour assurer la gestion administrative et pédagogique des études médicales qui lui sont confiées.

- Collaborer avec les enseignants responsables de formation et les instances partenaires de la formation (Centre Hospitalier Universitaire (CHU), établisssements hospitaliers de la région, et Agence Régionale de Santé (ARS)).
- Accueillir et répondre aux sollicitations des étudiants.
- Travailler en équipe pour assurer la continuité de service.

Activités :

- Gestion des 44 Diplômes d'Études Spécialisées : inscriptions administratives et pédagogiques des internes, validation de stages hospitaliers, élaboration de bilans et de tableaux de bord semestriels
- Elaboration et transmission des procès-verbaux aux enseignants responsables de formation, notitfication des non-validations, saisie des résultats
- Suivi des contrats de professionnalisation, élaboration de tableaux de suivi
- Suivi des candidatures et des contrats pédagogiques
- Alerter la responsable sur des situations particulières mettant en difficulté l'étudiant-interne au cours de sa formation (non respect de la maquette de formation, difficultés rencontrées au cours du semestre, arrêt maladie,..)
- Préparation des examens
- Participer à la préparation des commissions
- Accueillir et informer les étudiants (accueil physique, téléphonique et informatique)
- Participation aux surveillances des examens organisés au sein du département

Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la faculté de Santé et de la réglementation des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Connaissance du déroulement et réglementation des études médicales et l'offre de formation de l'Univerité Paul Sabatier dans le domaine de la médecine
- Connaissances des règles d'organisation et de fonctionnement de l'Université, de la Faculté et de ses partenaires (CHU, Agence Régionale de Santé, Conseil de l'Ordre)
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, secrétariat et outils informatiques


Savoir faire technique :
- Maitrise des outils bureautiques et logiciels (Apogée, Celcat, Uness Theia, trouver mon master, ecandidat)
- Maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Maitrise des techniques de rédaction administratives
- Planification et organisation de sa charge de travail


Savoirs comportementaux :
- Savoir écouter et accueillir
- Savoir restituer et transmettre l'information
- Savoir planifier et organiser son travail en priorisant les activités et les demandes des étudiants et des enseignants
- Savoir travailler en équipe et en transversalité aves les partenaires


Diplômes requis : Bac
Expérience souhaitée : Débutant accepté