Assistant.e auprès du.de la.Directeur.trice Général.e Adjoint.e du Pôle Attractivité H/F
EPT PLAINE COMMUNE | Titulaire, Contractuel
En Bref
- Lieu de travail : ST DENIS
- Catégorie : B
- Date de publication : 12/03/2024
- Valable jusqu'au : 12/05/2024
- Code postal : 93210
- Salaire : De 20 000€ à 30 000€
- Référence : P 2024 02 441
Employeur
Créée en 2000, l’Établissement Public Territorial Plaine Commune rassemble 9 villes de Seine-Saint-Denis : Aubervilliers, Épinay-sur-Seine, L'Île-Saint-Denis, La Courneuve, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Plaine Commune compte aujourd’hui 435 310 habitants sur quelques 50 km2, elle est la première intercommunalité de la région parisienne et le second bassin de population après Paris en Île-de-France. Situé aux portes de Paris, entre La Défense et Roissy, Plaine Commune est un territoire ouvert sur l'avenir et les profondes mutations qu’il connaît depuis 15 ans traduisent de sa capacité à se renouveler et renforcent son attractivité. Elle est également identifiée comme Territoire de la culture et de la création à l’échelle du Grand Paris, plaçant la culture en fil rouge de son projet de territoire.
Poste
Mission /Finalité :
Rattaché.e à la DGA attractivité, l’assistant.e du.de la DGA lui apporte une aide permanente et réactive en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités.
Activités principales :
- Assistanat de la Directrice générale adjointe
- Accueil physique et téléphonique
- Tenir l’agenda électronique du.de la DGA en appréciant et gérant les urgences et en organisant les priorités
- Organiser les réunions (réservation de salles, logistique, etc) et assurer les commandes y afférant (plateaux-repas notamment)
- Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous
- Rédiger, le cas échéant, les ordres du jour et compte rendus en concertation avec la DGA des réunions
- Gérer le répertoire partagé en lien avec les directeurs
- Classer et archiver des documents du.de la DGA (électronique et papier)
- Organiser des déplacements
Gestion du courrier, rapports, dossiers
- Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails, etc : enregistrement, suivi des courriers signalés, respect des délais (assurer les relances), gérer les retours d’informations
- Assurer la prise de note et la rédaction/mise en forme de tous types de courriers et documents
- Contrôler les parapheurs des directions avant présentation à la signature
- Suivre les instances : anticiper les délais, contrôler les rapports avant présentation au.à la DGA, suivre les éventuelles modifications demandées
- Assurer un suivi du tableau des instances du pôle en lien avec le Secrétariat général du pôle
Appui aux missions du pôle Attractivité en lien avec les autres pôles
- Participer au suivi de l’agenda évènementiel au niveau de la Direction générale et aux actions de la collectivité
- Participer à la constitution et à la mise à jour d’un fichier de partenaires au niveau de la Direction générale et en lien avec les besoins de la direction de la Communication et du marketing territorial
- Apporter un appui aux missions de communication
Appui à l’organisation du Pôle
- Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées
- Rappeler des informations et échéances importantes
- Établir les procédures permettant la continuité du service
- Mettre en place et tient à jour des tableaux de bord et de suivi
Activités occasionnelles :
- Assurer la continuité du service en cas d’absence des assistant.e.s de DGA des autres pôles
Profil
Savoirs :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités locales
- Connaissance de l’organisation de l’EPT Plaine Commune
- Solide connaissance des techniques de secrétariats et des outils informatiques et bureautiques
- Connaissances des enjeux et techniques de communication
Savoir-faire :
- Maîtrise de la suite bureautique Office : Word, Excel, PowerPoint
- Élaboration et exploitation des tableaux de bord
- Rédaction d’actes (rapports, délibérations)
- Rédaction de notes de service
- Gestion des relations avec les fournisseurs
Savoir-être :
- Rigueur et organisation du travail
- Qualités relationnelles
- Qualités rédactionnelles
- Grande capacité d’adaptation et sens du travail en équipe
- Autonomie et sens de l’initiative
- Capacité à se projeter et à anticiper
- Curiosité et ouverture d’esprit
- Disponibilité et discrétion
Niveau d’étude : BTS ou Baccalauréat
Spécialité : Assistant manager
Expérience souhaitée : Secrétariat de direction
Autres informations / Contraintes du poste
Temps complet : 1607 heures annuelles
15JRTT en plus des congés annuels
Tâches télétravaillables jusqu'à 2 jours par semaine
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Domaine/Métier :
Assistant de direction
Localité :
Seine-Saint-Denis