Assistant du Pôle Sport Municipal et Proximité H/F

La Direction des Sports met en œuvre la politique publique des sports. Cette Direction opérationnelle mutualisée est constituée de 400 agents répartis entre le Pôle Sport Municipal et Proximité, le Pôle Ressources et le Pôle Sport Métropolitain et Attractivité.

La Direction des Sports met en oeuvre la politique publique des sports. Cette Direction opérationnelle mutualisée est constituée de 400 agents répartis entre le Pôle Sport Municipal et Proximité, le Pôle Ressources et le Pôle Sport Métropolitain et Attractivité.
Rattaché·e au Responsable de Pôle, vous organisez et préparez son planning, et apportez votre aide en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Activités principales :
Assister en terme administratif le Responsable de Pôle :Gérer son agenda et de sa messagerie.
Planifier les réunions et autres rdv.
Rédiger et diffuser des comptes-rendus.
Organiser les déplacements (suivi et ordres de missions).
Filtrer les appels téléphoniques.
Réaliser et mettre en forme des documents.
Instruire et suivre les dossiers :Être référent·e Postman au sein du Pôle et travailler en binôme avec l'assistante de direction sur ce sujet (suivi courriers, veille au respect des procédures...).
Rédiger des courriers types, CR et autres documents, classer et archiver.
Être le relais auprès des cadres du Pôle :
Diffuser les informations, notamment RH, aux services présents à Polaris.
Suivre les tableaux des absences (congés, formations, maladie...) et des suppléances durant les vacances scolaires des services du Pôle.
Participer à la gestion budgétaire :
Suivre le budget ( établissement de devis, proposition de bons de commande)
visa du service fait des commandes constatées en direct.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et l'outil informatique (Writer, Calc,Impress, Outlook...) et êtes capable d'apprendre à utiliser des logiciels spécialisés (Astre, Coriolis, Postman, Planitech, ...).
Vous savez rédiger et prendre des notes ou encore élaborer des tableaux de bord.
Votre goût du contact vous permet de savoir accueillir du public et travailler en équipe. Vous êtes organisé·e et savez gérer les priorités et l'urgence.
Vous savez faire preuve de polyvalence, de disponibilité, de discrétion et de confidentialité.
Idéalement de formation secrétariat, vous avez une bonne connaissance de l'organisation de la collectivité (services, interlocuteurs) et des procédures de la Ville (ressources humaines, comptables...).