ASSISTANT DE LA DIRECTION DE L’AMENAGEMENT ET DE LA POLITIQUE DE LA VILLE (DAPV) H/F

La Communauté de l’Agglomération Creil sud Oise (ACSO), issue de la fusion le 1er janvier 2017 de deux intercommunalités, comprend 11 communes et compte plus de 88 000 habitants.
Elle est située aux portes du Grand Paris et de la Région Hauts de France et s’appuie sur l’effet levier de la future Liaison TGV – TER Roissy Picardie à horizon 2025 pour s’engager dans des projets de grande envergure, structurants pour son avenir.

La Communauté d’Agglomération Creil Sud Oise recrute un.e :

ASSISTANT.E DE LA DIRECTION DE L’AMENAGEMENT ET DE LA POLITIQUE DE LA VILLE (DAPV)

• Contractuel.le (CDD 6 mois)
• Grades : Adjoint Administratif

Au sein de la direction de l’aménagement et de la politique de la ville, l’Assistant.e assure l’activité administrative de la direction. Il.elle assiste les cadres de la direction dans leur organisation.
Soyez acteur de ces enjeux essentiels en rejoignant l’ACSO en tant qu’Assistant.e de la direction de l’aménagement et de la politique de la ville (DAPV).

Missions principales :

1- Gestion administrative :
- Assurer la gestion des agendas de la direction,
- Organiser les réunions (montage, coordination des agendas, réservation de salles, préparation des listes des présences, préparation des salles, diffusion de documents et accueil éventuels), les rendez-vous, les déplacements (centralisation des ordres de mission des agents de la direction),
- Préparer et suivre les instances consultatives et délibérantes (réunion de secteur, commission 5 « Territoire », bureau et conseil communautaire) : établir et diffuser l’ordre du jour et recueil des dossiers, respect des délais de validation, suivi des échéanciers des instances, transmission des rapports et classement,
- Participer aux réunions du collectif de la direction, de réunions de service ou de réunions de coordination : établir et diffuser l’ordre du jour et rédaction d’un compte rendu,

- Saisir et rédiger les rapports/délibérations de bureau et conseil communautaire sur AirDélib et assurer le suivi de visa,
- Mettre en forme des courriers et des comptes rendus ;
- Suivre et orienter le courrier de la direction ;
- Proposer des outils de gestion administrative, de classement ou d’organisation permettant d’améliorer la qualité de service (procédures, tableaux de suivi, fichier contacts)

2- Accueil :

- Assurer l’accueil téléphonique et physique : filtrer les appels, prendre les messages, proposer des rendez-vous, orienter vers le bon interlocuteur ou le bon organisme le cas échéant.

3- Suivi budgétaire et logistique :

- Participer à la préparation budgétaire de la direction (préparation des notes budgétaires),
- Assurer le suivi de l’exécution budgétaire,
- Saisir les bons de commande en lien avec le directeur,
- Gérer les fournitures de bureau et autres équipements nécessaires.

4- Missions annexes :

- Favoriser la continuité du pôle Assistance de la DAPV et, si besoin, participer ponctuellement, au-delà de ses missions courantes, au renfort du pôle.
- Assister les services de la direction dans l’organisation des évènements et y participer le jour J.
- En période de congés (DG/Directeurs) gérer les réunions, parapheurs, agendas d’autres directions afin d’assurer la continuité administrative.

Savoir faire :

- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
- Capacité à rédiger des documents administratifs
- Outil spécifique : Airdélib/CIRIL (formation possible)

Savoir être :

- Etre Réactif.ve
- Avoir le sens de l’organisation et la gestion des priorités
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
- Avoir un bon relationnel et être diplomate (lien fréquent avec les élus)

Conditions de travail :

RIFSEEP / CNAS / Participation mutuelle et prévoyance/ Tickets repas
Horaire hebdomadaire : 39 heures par semaine + RTT