Assistant de gestion administrative F/H

La Communauté d’agglomération Pays Basque est issue de la fusion de 10 Etablissements Publics de Coopération Intercommunale au 1er janvier 2017 qui constituent désormais des pôles territoriaux.

La Direction Exploitation et Régies Eaux et Assainissement a divisé le territoire en différents secteurs.

Les principales missions assurées au niveau du secteur  Pays de Hasparren et de Bidache sont la maîtrise d’ouvrage et l’exploitation des réseaux et ouvrages, tant en assainissement collectif, non-collectif qu’en eau potable.

Sous l’autorité hiérarchique du Chef de secteur des Pays de Hasparren et de Bidache, l’Assistant de gestion administrative assure l’assistance administrative pour les services Accueil/facturation, Technique, et Comptabilité.

Accueillir les abonnés physiquement, par téléphone, par mail et identifier les demandes :

• Réponses aux demandes simples en application des règlements de services ;
• Orientation des abonnés vers les correspondants du service ;
• Création des fiches « liaisons usagers » pour les demandes nécessitant une réponse décalée, suivi du tableau de bord ;
• Traitement des demandes de prestations tels que les travaux de pose et de branchement eau et/ou assainissement collectif, les contrôles de conformité : envoi divers (formulaires, devis, etc…), enregistrement et assistance au suivi des tableaux de bord.

Gérer les contrats d’abonnement à l’eau :

• Mise à jour des contrats : changement d’adresse, état civil, usagers sous tutelle, individualisation, données bancaires, nouveaux compteurs, profils de facturation, succession à la suite d’un décès, changement de statut d’entreprise, etc… ;
• Ouverture/résiliation de contrats : traitement des données, création de fiches ateliers pour fermeture/ouverture de compteurs, suivi de contrats ;
• Traitement des demandes de dégrèvements : contact des abonnés dans le cas de surconsommation, calcul des volumes et des montants, rédaction de courriers réponse.

Activités annexes en lien avec les services Technique et Comptabilité :

• Assistance à la gestion des travaux en régie (avec ou sans prestataires) : enregistrement des tableaux de bord, envoi divers (permission de voirie, flash info, avis de coupure, etc…) ;
• Assistance au traitement des Participations au Financement de l’Assainissement Collectif  en fonction du tableau de bord de l’urbanisme : vérification de l’avancée des projet, proposition de tournées de contrôle sur site, vérification des montants et des adresses, courrier aux usagers ;
• Assistance au traitement des dossiers de subventions aux usagers « Achat de récupérateurs d’eau », « postes de relevage individuels des eaux usées » : recueil et contrôle des justificatifs, enregistrement et suivi des tableaux de bord.

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
• Connaissance du fonctionnement du service de l’eau et de l’assainissement ;
• Connaissance du règlement de service, des procédures internes d’ouverture et de résiliation de contrat d’abonnement à l’eau, d’ouverture et de fermeture de compteur ;
• La connaissance du logiciel spécifique de gestion des abonnés eau ANEMONE serait un plus ;
• Consultation du logiciel SIG GEOBASQUE (applications cycle de l’eau) ;
• Consultation de la Base Nationale de l’adressage ;
• Rigueur et méthode, respect des procédures, confidentialité, capacité à travailler en équipe.