Assistant de direction pour la Direction des Mobilités H/F

Pourquoi nous rejoindre ?

Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 500 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant:

•  de beaux projets pour construire l’avenir du Département 
•  d’un cadre de travail moderne et propice au bien être
•  d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
•  d’une politique salariale attractive
•  d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
•  d’un soutien à la parentalité

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?

Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de la direction, en collaboration étroite avec la seconde assistante, en garantissant la continuité et la qualité du soutien administratif. Apporter un appui à la direction dans l’organisation quotidienne, la gestion des agendas, la communication interne et externe, l’accueil des interlocuteurs, ainsi que le classement et le suivi des dossiers. Participer activement à la préparation des réunions, à la rédaction de notes et comptes rendus, et à la coordination des informations au sein des services.

Missions :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction, orienter les interlocuteurs et gérer les demandes entrantes.
• Gérer l’agenda et l’organisation des réunions du directeur et de son adjoint, en coordonnant les rendez-vous et la logistique associée.
• Préparer et suivre les dossiers de réunions (fiches communales, historiques, plans, fonds techniques) ainsi que les fiches DGS/Cabinet/PCD, en assurant les relances auprès des services concernés.
• Assurer le suivi de la GRC et des correspondances : réception et traitement des courriels, mise en forme et envoi des réponses, suivi des tableaux de bord et relances des services.
• Participer aux tâches générales de secrétariat et à la gestion administrative : traitement, classement, archivage, suivi des rapports et délibérations sur AIRSDélib, et gestion des indicateurs d’activité.

Rédacteur territorial titulaire ou, à défaut, contractuel justifiant d’un diplôme de niveau Bac minimum, le ou la candidate possède une excellente connaissance des procédures administratives internes et maîtrise les outils bureautiques et métiers (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, AIRS Délib, GEC, GRC, Adobe Acrobat Pro).

Il ou elle fait preuve d’une grande rigueur, d’une bonne méthode et d’un sens aigu de l’organisation, ainsi que d’une parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire.

Dynamique et adaptable, le ou la candidate dispose d’une aisance relationnelle certaine, d’un esprit d’équipe affirmé et respecte la confidentialité dans l’exercice de ses missions.