Assistant de direction F/H

Assistance technique, administrative et financière de l'équipe de direction du collège
• Vous gérez les plannings et agendas de l'équipe de direction (directeur, directeurs adjoints et DAF) ;
• Vous gérez le courrier, les parapheurs, les messageries et les réservations des salles de réception ;
• Vous accueillez, informez et orientez les personnels de la structure ;
• Vous gérez les aspects logistiques et financiers liés au fonctionnement de la structure (fournitures, réservations, commandes, missions) ;
• Vous assistez la directrice administrative et financière dans le pilotage de la structure et le traitement des informations (archiver et ordonner le réseau partagé, aider à la mise à jour du site web, organiser les réunions d'équipe, sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe ;
• Vous participez à l'organisation des événements du collège, et un lien avec l'assistante de communication ;
• Vous représentez la direction du collège au conseil de vie de campus et assurez le lien avec la direction des services aux occupants.
Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège
• Vous organisez les conseils de collège (restreints, pléniers + commissions internes), comités des directeurs, comités de pilotage et comités stratégiques en lien avec le bureau du collège : convocations, ordre du jour, documents et supports à destination des conseillers ;
• Vous rédigez les procès-verbaux des conseils pléniers et mettez en forme les extraits des décisions et des délibérations du collège ;
• Vous tenez à jour le recueil des compétences, des ordres du jour et des délibérations de chaque conseil/comité ;
• Vous organisez les élections en lien avec les services du collège et la direction des affaires juridiques ;
• Vous veillez à la mise à jour des statuts du collège et de ses composantes.
Appui à la préparation des dossiers techniques du collège
• Vous assurez le suivi des circuits de signature des documents et de leurs archivages ;
• Vous renseignez les tableaux de bord nécessaires à l'équipe de direction ;
• Vous suivez les campagnes d'équipement informatique des enseignants et enseignants-chercheurs ;
• Vous assistez la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques et des réunions.

Titulaire d'un baccalauréat à minima, vous possédez idéalement une expérience professionnelle réussie dans le domaine de l'assistanat de direction.
D'un naturel rigoureux et fiable, vous savez mettre en œuvre des procédures et des règles.
Vous êtes réactif et capable de mener plusieurs tâches en simultanée et de prioriser.
Vous avez le goût du travail en équipe et êtes doté d'un excellent sens relationnel, mais savez également rendre compte pour les dossiers gérés en autonomie.
Vous faites preuve d'une grande organisation et savez structurer vos dossiers tout en respectant les délais.
Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques et internet.
Vous vous reconnaissez ? Postulez !
Plus d'informations :
Contexte de travail : L'assistant de direction est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur et de la DAF du collège et travaille en étroite collaboration avec l'équipe de direction et l'ensemble des services (RHSE, GFC, Finances, FC, LaCT). Il est au carrefour de l'activité de différents niveaux décisionnels et assure un rôle essentiel de coordination entre les pôles de l'université et les composantes du collège. De ce fait, l'assistant de direction répond à des sollicitations de l'ensemble des services centraux comme des services décentralisés de l'université.
CDD à partir du 15/03/2025 au 28/02/2026 soit 11 mois et demi
Poste basé à 16 avenue Léon Duguit - Pessac
Rémunération brute mensuelle : 2 000 € à 2 573 € selon votre profil et votre expérience.
Avantages liés au poste :
• 50 jours de congés annuels dès la première année
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Établissement handi-accueillant
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Processus de recrutement :
Les candidatures seront étudiées au fil de l'eau. Nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien dès la clôture de l'offre.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !