Assistant de direction F/H

Sous la responsabilité du/de la chef(fe) de Cabinet de la Présidence, les fonctions seront relatives principalement à l'assistance du Président dans le cadre d'un binôme, de la directrice générale des services et occasionnellement à l'assistance des VP.
Les 2 assistants(es) devront travailler de manière à couvrir une amplitude horaire et à se remplacer mutuellement dans le cadre de leurs absences respectives.
Mission(s) principale(s) :

Assistance du/de la Président(e) et au pool de services aux VP :

· Gestion des déplacements du Président et des VP (missions en France et à l'étranger, réservation de taxis, de restaurants, etc....) ;
· Gestion de l'agenda du président en l'absence de son assistante ;
· Mise en place de la logistique autour des événements (réceptions, petits déjeuners, etc...) organisés à la présidence ;
· Organisation de certaines réunions : CHSCT, CT, Commission financière, Copil International, C2D, groupes de travail gérés par les VP... ;
· Gestion du courrier (enregistrement puis diffusion par scan ou copie après consultation par le président) et des recours ;
· Gestion des demandes de réservation des salles de la présidence, des demandes de places de parking pour les invités, etc... ;
· Gestion des commandes pour le service ;
· Accueil des personnels de l'établissement et des invités ;
· Accueil téléphonique (filtrage, transfert, etc...) ;
· Réalisation de mailings, création et mise à jour des fichiers de contacts ; rédaction de courriers ;
· Rédaction des arrêtés (commission pédagogique et jury) en liaison avec les départements, le service des Affaires juridiques ;
· D'autres missions en lien avec les activités du service pourront être demandées.

Assistance du/de la DGS :

· Gestion de l'agenda de la directrice générale des services et préparation des documents utiles en amont des réunions importantes ;
· Organisation des réunions en lien avec les différents services (Dialogues budgétaires, Copil DGS, copil RH...) ;
· Distributions ponctuelles dans les services de matériels, fournitures centralisées etc...

Rattachement hiérarchique
Le poste est placé sous l'autorité du/de la chef(fe) de cabinet de la présidence.

Avez-vous le profil ?



Savoir faire
· La connaissance de l'environnement universitaire est un vrai plus.
· Bonnes capacités rédactionnelles et bonne expression orale
· Maitrise indispensable des outils de bureautique (word, excel, powerpoint...)
· Capacité à gérer plusieurs agendas électroniques (Outlook)

Savoir être
· Capacité d'organisation, d'anticipation, polyvalence
· Aptitude à travailler en équipe, à faire preuve d'initiative, de réactivité
· Discrétion et sens de la confidentialité́
· Qualités relationnelles
· Autonomie et rigueur

Informations RH
· Type de contrat : Titulaire ou Contractuel sous CDD 12 mois renouvelable ;
· Catégorie / Corps : Catégorie B équivalent TECH ;
· Rémunération brute : INM 400/440 soit 2028€ et 2231€ brut/mois selon profil et expérience sur poste similaire + prime de fin d'année ;
· RIFSEEP : Groupe 2
· Temps plein : 35h hebdo du lundi au vendredi ;
· 45 jours de congés payés annuels ;
· Télétravail : possible ponctuellement à raison de 1 jour par semaine maximum après la période d'essai après accord du manager ;
· Localisation du poste : Paris 75016 – Site de la porte Dauphine ;
· Date de prise de poste souhaitée : Dès que possible


Pourquoi nous rejoindre ?
En rejoignant nos équipes, vous deviendrez acteur du changement et évoluerez ainsi dans un établissement public reconnu, engagé pour la qualité de vie au travail, et où vos compétences pourront être valorisées et développées.

Des Avantages sociaux tels que
• Crèche
• Offres de restauration
• Billetterie Loisirs
• Salles de sport
• Participation forfaitaire Mutuelle
• Transport et mobilité durable



Un Accompagnement personnalisé
• Accompagnement à la prise de poste
• Formations via notre Ecole interne
• Préparation concours
• Développement des compétences et de la carrière
• LinkedIn Learning

Non-discrimination, ouverture et transparence
Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s'engage à soutenir et promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.