Assistant chargé de la coordination du contrôle de la paie F/H

Le Collège de France est un grand établissement public d’enseignement supérieur et de recherche. Institution unique en France et sans équivalent à l’étranger, le Collège de France répond à une double vocation : être à la fois le lieu de la recherche la plus audacieuse et celui de son enseignement. Voué à la recherche fondamentale, le Collège de France possède cette caractéristique singulière : il réalise, puis enseigne « le savoir en train de se constituer dans tous les domaines des lettres, des sciences ou des arts ». N’ayant pas pour objet de délivrer grades ou diplômes, ses enseignements sont ouverts à tous, sans condition ni inscription.

Situé à Paris (place Marcelin Berthelot, rue du Cardinal Lemoine, rue d’Ulm et avenue de la Belle Gabrielle), l’établissement accueille un millier de personnes : enseignants-chercheurs, chercheurs, doctorants et post-doctorants, ingénieurs et techniciens, bibliothécaires, administratifs. Son budget annuel est de 49 M€, dont près de 32 M€ de masse salariale.

Depuis 2019, le Collège de France est membre associé de l'Université Paris Sciences et Lettres (PSL).

Le Collège de France est attaché à sa responsabilité sociale, sociétale et environnementale. Il place ainsi au coeur de sa politique de ressources humaines les enjeux de transparence, d’équité de traitement, d’égalité femme-homme, de prévention et de lutte contre les discriminations, de diversité et d’accès à l’emploi des personnes en situation de handicap.

Assistant chargé de la coordination du contrôle de la paie F/H

Catégorie
A – Assistant ingénieur

Branche d’activité professionnelle 
J3C44 – Assistant.e en gestion administrative

Modalité de recrutement
Mutation, détachement
Contractuel CDD 1 an renouvelable

Localisation
Collège de France
Direction des Ressources Humaines
11 place Marcelin Berthelot 75005 Paris

Date de prise de fonction souhaitée
Février 2025
 

Environnement de travail

Au sein de la Direction générale des services, la Direction des ressources humaines met en oeuvre la politique RH définie par l’établissement.

Elle est chargée d’accompagner la stratégie de l’établissement, en s’appuyant notamment sur une gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences, d’assurer le recrutement, la gestion administrative, la paye et la formation de l’ensemble des agents rémunérés par l’établissement, de suivre les emplois, les effectifs, et la masse salariale ainsi que les effectifs hébergés par l’établissement, d’assurer l’administration fonctionnelle des SI afférents au périmètre d’activité de la direction ainsi que d’organiser le dialogue social, notamment dans le cadre des instances sociales de l’établissement.

La DRH vise également à proposer un accompagnement personnalisé et une aide individuelle tant aux responsables hiérarchiques dans leur problématique d’encadrement des personnels, qu’aux agents souhaitant bénéficier de conseils en matière d’évolution professionnelle.

La DRH est composée de 22 agents et organisée autour de 5 pôles (affaires générales pilotage des emplois, de la masse salariale et du contrôle interne qualité de vie au travail et gestion des personnels, recrutement et accompagnement professionnel et médecine de prévention). Elle collabore avec l'ensemble des directions, chaires, laboratoires et services de l'établissement.

Missions

Vous serez placé.e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du Pôle pilotage des emplois, de la masse salariale et du contrôle interne et vous contribuerez :
- A l’ensemble des travaux relatifs à la coordination, au contrôle de la paie et au renforcement du contrôle interne de la paie
- Aux travaux d’élaboration et le de suivi du budget de la masse salariale
- Et de manière générale, vous exploiterez les bases de données RH (dans ou hors SIRH) et vous serez garant.e de leur fiabilité et de leur mise à jour.

Activités principales

Coordination de la paie

- Coordonner et mettre en oeuvre le contrôle de la paie
- Informer et conseiller les services en matière de gestion des ressources humaines
- Produire des tableaux de bord et assurer le suivi du retour de la paie
- Mettre en place les procédures de la paie et organiser leurs communications auprès des gestionnaires RH
- S'informer sur les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles
- Participer au projet du déploiement du SIRH
- Faire appliquer les nouvelles dispositions réglementaires
- Préparer le journal de paie et les états nécessaires pour la génération du mandatement de la paie
- Participer à la mise en place des procédures pour renforcer le contrôle interne de la paie

Activités secondaires

Activités liées à la masse salariale

- Participer à l’élaboration du budget de la masse salariale de l’établissement : recueil des besoins dans le cadre de la « campagne d’emplois », chiffrage des demandes, prise en compte des arbitrages et préparation des notifications aux services concernés, en liaison avec la direction des affaires budgétaires et financières
- Participer à la production des tableaux d’analyse et de reporting sur l’exécution mensuelle de la masse salariale, notamment en élaborant et en actualisant des projections intégrant les évolutions d’effectifs « effet volume » et les mesures salariales « effet prix »
- Participer à l’élaboration des tableaux et des indicateurs d’aide à la décision
- Contribuer à la mise à jour des notes relatives à la veille réglementaire

Connaissances

- Connaissances et expériences avérées en matière de ressources humaines
- Connaissances des statuts, de la réglementation et des procédures applicables au domaine de la GRH de la fonction publique
- Connaissances approfondies dans le domaine de la réglementation de la fonction publique en matières de rémunérations, cotisations sociales et de processus de gestion de la paie
- Connaissance des règles de la comptabilité publique
- Connaissances générales sur l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche

Compétences opérationnelles

- Très bonne maîtrise des outils informatiques/bureautiques permettant de gérer des bases de données (Excel en particulier)
- Rédaction de rapports et de documents
- Rédaction de synthèses
- Conception de tableaux de bord

Qualités requises

- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Respect de la confidentialité
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Réactivité, adaptabilité
- Sens relationnel
- Motivation, implication personnelle

Conditions particulières

Des pics d’activités sont à prévoir selon le calendrier budgétaire de l’établissement et le calendrier de la paie

Expériences

Une expérience de 3 ans souhaitée sur un poste similaire