Assistant administratif H/F

NANTES METROPOLE

Au sein du service Études et Planification vous assistez la Responsable de service dans ses missions par un appui administratif et opérationnel ainsi qu'une équipe de 13 personnes lors des procédures d'évolution du PLUm, notamment en organisant les réunions d'échanges.

Vos activités principales :

A ce titre, vous assurez des missions de secrétariat classique et liées au domaine d'activité du services Études et Planification.

Assurer les missions de secrétariat classique :

- Gestion de l'agenda de la Responsable du service (planification des rendez-vous, des réunions, suivi du planning de l'équipe, etc)
- Accueil téléphonique et physique
- Rédaction des ordres du jour et des comptes-rendus
- Organisation logistique des réunions avec les élus, les communes, les directions des politiques publiques, les pôles (une quarantaine de réunions par trimestre) : réservation des salles et du matériel, organisation des visioconférences, préparation des supports etc. en lien avec les chefs de projet planification.
- Gestion du courrier
- Participation à l'espace collaboratif du service sur Naonantes
- Mettre à jour la boîte contact Outlook
- Intérim ponctuel des autres assistantes

Missions liées au domaine d'activité du service Études et Planification :

- Gestion des courriers durant les enquêtes publiques dans le délai réglementaire
- Préparation des dossiers lors des principales phases des procédures (soumission au Conseil Métropolitain, enquête publique) en coordination avec la chargée de gestion administrative et juridique
- Organisation de l'archivage papier et numérique des documents à valeur juridique
- Organisation et contribution à la tournée dans les communes pour actualiser les dossiers papiers du PLUm
- Saisie des observations papier ou courriel dans le registre dématérialisé lors des phases de concertation et d'enquêtes publiques

Vous disposez d'une première expérience réussie sur un poste similaire au sein d'une collectivité idéalement.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (Pack Office, etc.)
Une bonne connaissance générale sur le fonctionnement des collectivités territoriales serait un plus, ainsi qu'une appétence pour les sujets urbains.
De bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques ainsi que de la rigueur et de la réactivité sont attendues sur ce poste.
Votre aisance relationnelle ainsi que votre aptitude à travailler en transversalité vous permettront de faciliter les connexions internes et externes.
Permis B exigé.