Assistant administratif F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4900 personnels de bibliothèque, administratifs, techniques, sociaux et de santé. Son budget est de 670M€.

Principalement situé au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Elle présente une organisation originale en 3 facultés, Lettres, Sciences & ingénierie et Santé qui disposent d’une importante autonomie.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :
La Direction du Patrimoine et de la Logistique (DPL) met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de l'Université.

Elle est organisée en 3 pôles et 5 services :

• le Pôle Sécurité, Sûreté, Défense (PSSD);
• le Pôle Administration et Finance (PAF) comprenant le Service Budget-Finance, le Service Administratif et Logistique du Campus des Cordeliers (SAL-CDC) et le Service Événementiel et  Promotion des espaces (SEP);
• le Pôle Patrimoine (PP) comprenant le Service de Maîtrise d’Ouvrage (SMO), et le Service Pilotage de l’Exploitation et de l’Information Patrimoniale (SPEIP)

Présentation du service :
Rattaché à la DPL, le SEP participe au pilotage de la politique et de la stratégie événementielles de l’établissement. Il coordonne, en liaison avec les composantes facultaires, la promotion des espaces de l'Université, tant auprès des usagers internes que de clients externes (évènements divers, tournages, défilés) et gère le calendrier des événements institutionnels en coopération avec le Cabinet de la présidence.

Spécialiste de l’événementiel professionnel, le SEP développe une offre de services d’accompagnement et de conseil à la gestion de projet événementiel pour les services, directions et unités de recherche de Sorbonne Université. Le SEP assure, en qualité d’organisateur, la gestion de projet complète des événements institutionnels à la demande de la présidence.

Il assure la mise à disposition et l’exploitation des espaces d’intérêt universitaire (Centre International de Conférences Sorbonne Université, les espaces de réception du 24ème étage de la Tour Zamansky, les espaces du Campus des Cordeliers) et prend en charge l’appui technique et logistique des évènements se déroulant uniquement ou partiellement dans les espaces d’intérêt universitaire.

Enfin, le SEP est le service référent des achats liés à l’activité événementielle.

Localisation :
Campus Pierre & Marie Curie - Centre International de Conférences Sorbonne Université
4, place Jussieu – 75005 Paris

ET

Campus des Cordeliers
15, rue de l’École de Médecine – 75006 Paris

Fonctions : Assistant-e administratif-ve
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : - J4C42 - Technicien en gestion administrative

Mission :
Sous l’autorité du/de la chef-fe de service, l’assistant-e administratif-ve apporte son aide et son soutien à la gestion administrative du Service Evénementiel et Promotion des espaces. Il/elle participe à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du service. Dans le cadre de ses missions, l’assistant-e administratif-ve collabore étroitement avec les trois cellules constitutives du SEP : la cellule Développement commercial, la cellule Exploitation et la cellule Gestion de projet événementiel.

Activités principales :

• Élaborer et suivre les divers plannings et agendas et suivre les échéances : planning hebdomadaire d’exploitation, planning des coordinations de régie, planning des techniciens, plannings mensuels, calendrier des événements institutionnels… ;
• Établir des listes de participants aux événements à transmettre à l’accueil des divers sites de SU ;
• Envoyer l’enquête de satisfaction aux organisateurs suite à leur événement ;
• Assurer une permanence téléphonique afin d’orienter les interlocuteurs et de répondre aux questions des utilisateurs internes et des clients externes ;
• Assurer, en coopération avec le reste de l’équipe du SEP, un accueil physique des organisateurs et assurer, en fonction du planning établi, l’ouverture et la fermeture des espaces ;
• Organiser, alimenter et mettre à jours les bases de données clients, prestataires, fournisseurs… ;
• Mettre à jour des données sur le logiciel métier (GPS) : tarifs, espaces disponibles, ressources, personnel… ;
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information ;
• Identifier les besoins d’achats et passer les commandes correspondantes, en accord avec le/la chef/fe de service et les responsables de pôles : soumettre les besoins (matériel, mobilier, fournitures de bureau), demander les devis, réaliser les demandes d’achat, demander les bons de commande, assurer la réception des commandes, réaliser les services faits;
• En accord avec le/la chef-fe de service, organiser des réunions, des visites : réunions de service, réservation de salles, réseau métier, visites, réunions avec des prospects ;
• Participer aux réunions et aux visites et réaliser des compte rendus ;
• Rédiger, mettre en forme et mettre à jour des documents : présentation des espaces, rapport d’activité… ;
• Organiser des campagnes d’emailing ciblées : vœux de fin d’année, promotion des espaces, annonce des Journée portes ouvertes du SEP… ;
• En collaboration avec la chef-fe de service, participer au suivi budgétaire du SEP (achats, recettes) ;
• Réaliser des inventaires ; contribuer à l’archivage des documents (papier et électronique) ;
• Proposer des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.

Encadrement : Non

Conditions particulières d’exercice :
Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence contre prime le soir (19h-22h30), le week-end (samedi et très rarement le dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des événements.

Connaissances :

• Organisation et modes de fonctionnement des administrations publiques
• Connaissances de procédures et du fonctionnement de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques de communication
• Langue anglaise : minimum B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :

• Savoir travailler de manière transversale et coordonner les différentes tâches relatives à l’organisation du service 
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe 
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe et en réseau
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (connaissance de logiciels métiers type GPS ou Ungerboeck)
• Maîtrise obligatoire du pack office
• Connaissance de la Suite Adobe serait un plus

Compétences comportementales :

• Sens relationnel (diplomatie et accueil)
• Sens de l’organisation et méthodologie
• Rigueur / Fiabilité
• Aptitude à travailler en équipe et dans un environnement complexe
• Curiosité
• Réactivité et esprit d’initiative
• Polyvalence

Diplôme :

• Baccalauréat minimum, BAC +2 souhaité
• Domaine de formation : secrétariat, gestion administrative