Responsable administratif de la Direction de la formation tout au long de la vie F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement située au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Faculté :

La faculté des lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.

Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’INSPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

Présentation de la Direction :

La Direction Formation tout au long de la vie (DFTLV) conçoit, développe une offre de formation et de conférences. Elle assure la promotion, l’organisation et la communication des actions de formation, qu’il s’agisse de stages courts de formations diplômantes ou de conférences « grand public ».

Elle répond aux besoins spécifiques des particuliers, des administrations et des entreprises. Elle assure une gestion rigoureuse des actions de formation dans le cadre de la réglementation en vigueur.

Localisation : 1, rue Victor Cousin 75005 Paris

Fonctions : Responsable administratif-ve de la DFTLV

Catégorie : A

Corps : IGE              

BAP J

Missions et activités principales :

1- Organiser et coordonner le fonctionnement du pôle administratif et technique de la Direction, sous l’autorité du directeur de la formation tout au long de la vie

2- Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution, ainsi que la régie de recettes de l’ensemble de la direction :

• Contrôler et analyser l’exécution budgétaire (en recettes et en dépenses) en continu. Relancer, si besoin est, en interne les équipes pour la production des pièces (livraisons, états de services faits…)
• Intégrer une démarche en coûts complets (travail à mener en collaboration avec la direction de l’aide au pilotage, la direction des affaires financières, le contrôle de gestion et l’agence comptable) et participer aux travaux de réflexion concernant la mise en place de la comptabilité analytique
• Mettre en œuvre la politique d’achat et les procédures d’appel d’offres, préparer, le cas échéant, les cahiers des charges et les mises en concurrence

3- Superviser et coordonner les actions de communication interne et externe de la direction en lien avec la direction de la communication de la faculté et de l’université

4- Organiser et coordonner des missions et les fonctions de logistique à l’échelle de la direction (réservation de salle…) ;

5- Organiser et coordonner l’accueil de premier niveau du public de la direction

6- Assurer l’interface avec les services centraux et les directions de la Faculté des Lettres sur les fonctions administratives et financières ; Mettre en place les procédures de transmission des documents avec les services centraux ; Contrôler l’application des règles et procédures administratives

7- Assurer l’encadrement de l’équipe du pôle administratif et technique :

• Coordonner et superviser les activités du pôle
• Assurer la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines pour les personnels rattachés sous sa responsabilité : (congés; absences; entretiens annuels, rédaction des dossiers d’avancement, définition, proposition et priorisation des actions de formation), diffuser l’information relative aux procédures de gestion

8- Coordonner le suivi des dossiers des intervenants extérieurs :

• En matière de ressources humaines, centraliser les dossiers de recrutement des intervenants (vacataires, titulaires, conférenciers), les transmettre à la DRH avant le démarrage des cours, après avoir vérifié les conditions de recrutement et l’intégralité des pièces réglementaires
• Suivre les paiements des intervenants en liaison étroite avec la direction des ressources humaines

9- Participer à la mise en place d’une démarche qualité dans une perspective de certification du service et aide à la décision en termes de certification

10- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, production et les moyens de la structure

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
• Organisation et connaissance du champ de la formation professionnelle continue souhaitée (formation possible en interne).

Savoir-faire :

• Maîtrise des procédures d’élaboration budgétaire et des circuits financiers.
• Capacité d’organisation et de pilotage, capacité à déléguer, aptitude au dialogue, à l’écoute    et à la communication.
• Savoir sensibiliser aux enjeux du domaine et savoir faire adhérer.

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires) …
• Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
• Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures 
• Capacité à conduire un entretien, une réunion et accompagner un projet
• Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse…
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
• Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Dynamisme, disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité
• Esprit de décision, sens des responsabilités, discernement et sens de l’initiative dans l’exercice de ses attributions.