Assistant administratif au Pôle Présidence (F/H)

DOUAISIS AGGLO est composé de 35 communes, compte 148 500 habitants et bénéficie d’une situation géographique très favorable, d’excellentes infrastructures, propices à la fluidité des déplacements des marchandises et des hommes.

A travers l’ensemble de ses compétences, DOUAISIS AGGLO agit au quotidien pour donner la possibilité à chaque habitant de bien vivre sur le territoire. Que cela soit en matière de développement économique, d’habitat, d’aménagement urbain et paysager comme de grands travaux, l’Agglomération se doit de mener une ambitieuse politique d’investissement.

Au cœur du bassin minier, DOUAISIS AGGLO mène également une politique de développement d’activités diversifiées (industrielle, artisanale, tertiaire et de services).

La Direction Générale de DOUAISIS AGGLO joue un rôle central dans la coordination et la mise en oeuvre des projets structurants du territoire. En lien étroit avec la Présidence, elle pilote des stratégies ambitieuses pour répondre aux enjeux locaux et accompagner les 35 communes de l'agglomération.

Au sein de la Direction Générale, vous assurerez les missions suivantes sous l’autorité de l’Assistante du Président et du DGS.

Les missions générales sont les suivantes :

En l’absence de l’assistante du Président et de la DGS :

-  Organiser les agendas du Président et de la DGS : gestion du temps, optimisation de la journée de travail, mutualisation des déplacements, rappel des échéances,

-  Préparer les dossiers pour chaque rendez-vous : synthèse des éléments, identification précise du sujet,

-  Gérer les appels entrants et sortants destinés au Président et à la DGS : transmettre les messages téléphoniques et informatiques, prendre les informations nécessaires, alerter sur les urgences,

-  Assurer l’interface avec les interlocuteurs du Président et de la DGS :

·Les élus

·Les partenaires extérieurs (chefs d’entreprises, Présidents d’association…)

·Diverses instances publiques (DDTM, DREAL, DRFIP…)

·Les Directeurs de pôle, DGA, Directeur

·Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Secrétariat / Comptabilité :
- Assurer la frappe et la mise en forme des courriers et tous documents administratifs,
- Elaboration des bons de commande sur CIRIL, l’envoi aux fournisseurs et le rattachement des factures,
- Archivage des dossiers.

Parapheur électronique :
- Dématérialisation journalière des courriers entrants et des factures
- Archivage

Réunions :
- Commande des denrées pour réunion,
- Réservation de salle,
- Commande des fournitures.

Assister la chargée de mission de la DGS dans la réalisation de ses activités :
- Gestion de son agenda,
- Gestion de son courrier,
- Aide à la transmission et au suivi d’informations auprès des différentes directions,
- Réalisation de tâches administratives.
 

Compétences requises :
• Expérience confirmée en secrétariat de Direction,
• Maîtrise des outils de bureautique classiques et adaptabilité à l’utilisation d’autres outils informatiques (applications métiers internes, parapheur, logiciel courriers)
• Organisation, prise d’initiative, rigueur et autonomie,
• Discrétion et capacité à gérer la confidentialité
• Qualités relationnelles, diplomatie et courtoisie,
• Capacité d’adaptation et souplesse d’esprit,
• Capacité à gérer les priorités, à travailler dans l’urgence et le stress
• Qualité rédactionnelle, esprit d’analyser et de synthèse
• Disponibilité
• Capacité à travailler en équipe