Agent d’Etat Civil F/H

31 communes composent aujourd’hui le territoire de Montpellier Méditerranée Métropole. Sa capitale régionale, Montpellier, compte 272 084 habitants. Sa croissance démographique est la plus élevée de France et 50% de sa population à moins de 34 ans. Chaque mois, elle accueille plus de 300 nouveaux arrivants.

La dynamique vaut tout autant pour Montpellier Méditerranée Métropole : 500 000 habitants y résident et c’est par la mise en commun d’un certain nombre de ses équipements, dans des domaines de compétence aussi divers que la culture, l’économie, l’environnement ou les transports, que la Métropole anime l’ensemble de ce territoire. Et rassemble ceux qui y vivent.

Aujourd'hui, forte de ses 29 000 entreprises, de ses 80 000 étudiants, de ses Pôles d'excellence dans les domaines de la santé, de l'eau, de l'agronomie ou des technologies de pointe, Montpellier Méditerranée Métropole conforte ses atouts en développant des accords de coopération avec la Chine, le Brésil ou les Etats-Unis, et reste, avec son climat privilégié, parmi les destinations préférées des Français !

Montpellier, 7e ville de France, est reconnue comme un territoire dynamique en essor permanent. Innovation, mobilité douce, démocratie locale, qualité des services de proximité font partie des priorités du mandat.

Le Pôle Relations aux usagers, aux habitants et engagement citoyen rassemble 260 agents et différents services en lien direct avec les administrés. La satisfaction des montpelliérains constitue le fil rouge des missions du pôle engagé dans de nombreux chantiers d'amélioration de la relation aux usagers.

Vous souhaitez contribuer à un service public de proximité, au cœur des moments clés de la vie des citoyens ? Rejoignez le service de l’état civil en tant qu’agent(e) d’état civil et participez à l’accueil du public, à l’instruction des dossiers et à la rédaction des actes officiels dans un cadre réglementaire exigeant et valorisant.

Vos missions principales :

 Accueil et Information des Usagers :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Informer, orienter et renseigner les usagers sur l'ensemble des procédures d'État Civil (naissance, mariage, décès, etc.).
• Gérer les courriers et courriels des usagers.

 Instruction des Dossiers et Actes :

• Instruire les dossiers complexes (mariage, reconnaissance, etc.), y compris l'analyse des pièces et documents étrangers.
• Établir les actes d'État Civil dans le respect strict de la réglementation.
• Contrôler l'authenticité des documents et des déclarations.

 Tenue des Registres et délivrance d’actes :

• Assurer la bonne tenue réglementaire des registres (papier et informatisés).
• Contrôler l’exactitude des renseignements consignés sur les actes.
• Délivrance des actes d’état civil dans le respect de la règlementation.
• Apposer les mentions, éditer, et délivrer les actes (y compris via la plateforme COMEDEC).
• Préparer les cérémonies (mariages, parrainages civils)
• Délivrance d’actes via la plateforme COMEDEC

Eléments spécifiques du poste :

• Officier d’état civil par délégation du Maire, sous le contrôle du Procureur de la République
• Travail au guichet et en bureau, avec accueil jusqu’à 19h le jeudi
• Travail le samedi pour la célébration de mariages
• Déplacements en semaine (Grammont, maternités)
• Port de charges (livrets, registres > 5 kg)

Savoirs /Savoirs faire :

• Connaissances juridiques et réglementaires en matière d’état civil
• Procédures relatives aux actes et aux mariages
• Maîtrise du progiciel métier (état civil) et des outils informatiques.
• Techniques rédactionnelles administratives
• Bonne tenue des registres (papier et informatique)
• Notions de démarche Qualité (Qualiville)

Savoir-être :

• Fortes qualités relationnelles et sens du service public
• Rigueur, organisation et réactivité
• Capacité à gérer le stress et les situations conflictuelles
• Esprit d’équipe et aptitude au travail transversal
• Capacité d’assimilation rapide et mémorisation des procédures