Agent d'accueil et de gestion de la vie du bâtiment H/F

A 20 km de Paris, la Communauté d’agglomération Paris-Saclay exerce des compétences variées : développement économique, aménagement, transports, espaces publics, numérique, équipements culturels et sportifs, transition écologique etc.

La communauté d’agglomération regroupe 27 communes et compte 320 000 habitants. Elle bénéficie d’atouts uniques en Ile-de-France notamment par l’importance quantitative et qualitative de ses spécificités : enseignement supérieur de haut niveau, sièges et centres de recherches de grands groupes nationaux et internationaux. Elle accueille 15% de la recherche française, plus de 25000 entreprises et 180 000 emplois salariés. Elle constitue un territoire divers où se mêlent pôles urbains et villages authentiques, vie culturelle active et initiatives solidaires, espaces naturels protégés et patrimoine sauvegardé.

Engagée dans une démarche ambitieuse de Responsabilité Sociale de son Organisation, l’agglomération Paris-Saclay porte un Plan Climat Air Energie Territorial de 126 actions et développe des politiques RH qui reflètent ses valeurs de service public autour du handicap, de l’apprentissage, de l’égalité femme-homme, de la conduite de projet et de la conduite de changement.

Rattaché au service Assurances et services généraux, vous assurez vos missions en binôme et participez à l'accueil et la gestion quotidienne du bâtiment. 

Dans ce cadre, vos principales missions sont :

Gestion de la relation usager et de l'accueil du bâtiment 

• Accueillir, informer et orienter les visiteurs, agents et fournisseurs, 
• Contribuer à la sécurité des locaux (accès visiteurs, suivi des badges etc.)
• Répondre aux appels téléphoniques, prendre des messages et rédiriger les appels vers les interlocuteurs concernés
• Gérer le courrier entrant et sortant 
• Assurer la réception et la distribution des colis et des fournitures 

Accompagnement des services dans l'organisation d'évènements internes et externes au bâtiment 

• Organiser et superviser les réceptions et évènements réalisés dans le bâtiment, 
• Préparer et organiser les salles de réunion (réservation, mise en place...)
• Veiller au bon fonctionnement du matériel et à la bonne disposition des salles de réunion, 
• Assurer l'approvisionnement des commandes de fournitures diverses et alimentaires lors des réunions et évènements (café, jus de fruit, viennoiseries...)
• Assurer le service de table lors des repas et évènements 
• Coordonner l'ensemble des prestations du marché événementiel à venir.

Gestion de la vie quotidienne du bâtiment 

• Veiller au bon entretien du bâtiment en réalisant un état des besoins de l'établissement et, le cas échéant, passer les commandes appropriées, 
• Veiller à la sécurité, à l'entretien et à la propreté du bâtiment et signaler les cas échéant aux services concernés, 
• Participer à des projets transversaux selon les besoins des services

Gestion administrative

• Gérer les budgets et contrôler les dépenses de fournitures évènementielles, 
• Effectuer diverses tâches administratives telles que la rédaction de courriers, la gestion de dossiers 

• Justifiant d'un bon niveau multitechniques
• Possédez une bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel Outlook et de leurs usages).
• Organisé(e) et rigoureux (se)
• Bonnes aptitudes relationnelles
• Le sens du service public, et de la pédagogie.
• Polyvalent
• Une connaissance des collectivités territoriales.