Adjoint en gestion administrative - Secrétaire H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le laboratoire de Droit et économie pharmaceutiques et le laboratoire de Pharmacie clinique sont des services d’enseignement et de recherche. Le premier est notamment porteur de trois parcours de master M2 en apprentissage, de deux diplômes d’université et abrite l’ER GRADES (Groupe d’Accueil en Droit et Economie de la Santé). Le second est porteur d’un diplôme d’université.

La personne recrutée sera affectée au laboratoire de pharmacie clinique 1 jour par semaine et au laboratoire de Droit et économie pharmaceutiques (GRADES) 4 jours par semaine. Avec l’accord préalable et conjoint des responsables des deux laboratoires, cette répartition peut être modifiée pour des interventions ponctuelles liées à l’enseignement et aux examens.

La personne recrutée est placée sous l’autorité de son supérieur hiérarchique direct, le Pr Eric FOUASSIER, responsable du laboratoire de Droit et économie pharmaceutiques et directeur du GRADES.

Missions principales de l’agent·e :  

• Gérer les budgets des deux services (environ 300 k€ annuels) : analyse des besoins, passation des commandes et suivi des livraisons
• Aider à la préparation des enseignements dirigés et examens de maintien à domicile
• Participer aux surveillances d’examen et à la mise en œuvre du contrôle continu
• Accueillir les étudiants (3 parcours de master M2, 3 diplômes universitaires), doctorants, AHU et stagiaires au sein des deux services
• Assurer le suivi administratif des apprentis (liaison avec le CFA LEEM Apprentissage)
• Établir le planning de répartition des activités des enseignants-chercheurs (17 E/C au total sur les deux services)
• Gérer le parc bureautique
• Mettre en forme des documents pédagogiques
• Assurer les tâches courantes de secrétariat des deux services
• Organiser les voyages d’études pour les promotions des différents masters
• Gérer des ordres de mission de groupe ou individuels (enseignants/chercheurs, étudiants de master, membres de jurys thèse et EDR)

Connaissance, savoir :

• Approche analytique des besoins des services (élaboration des projets de commande)
• Compréhension des objectifs pédagogiques (participation aux ED et suivi du contrôle continu)
• Maîtrise des modes de communication écrite ou orale (téléphone, messagerie électronique, note de synthèse…), des outils de communication en distanciel (visioconférences, cours à distance…)
• Maîtrise des tâches bureautiques et de secrétariat courantes
• Connaissance de l’environnement professionnel

Savoir-faire :

• Posséder des notions de base liées aux nouvelles formes de pédagogie interactives
• Savoir rédiger une note, un courrier, un compte-rendu
• Savoir organiser un planning partagé
• Maîtriser Word, Powerpoint, Excel, Zimbra, e-Campus, Collaborate, Teams

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Esprit d’initiative et réactivité
• Qualités relationnelles
• Aptitude à rendre compte